Создание в базе данных форм

И СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Задание 7.1. Исследовать окна таблиц базы данных.

7.1.1. Вызывать к работе менеджер файлов ТС, открыть папку группы и исполнить созданный пользователем файл базы данных - на экран выводится окно Access 2010, в котором по умолчанию на Ленте активна вкладка Главная. В поле заголовка области Навигация нажать кнопку списка для вывода на экран перечня таблиц, составляющих базу данных СБД.

7.1.2. Открыть любую таблицу, например, Коды взысканий ГАИ (рис. 7.1) двойным нажатием ЛКМ на ее названии.

7.1.3. Каждая запись (строка) открытой таблицы имеет слева маркер записи - кнопку серого цвета, нажатие которой выделяет соответствующую запись (в помеченной строке цвет этой кнопки становится желтым).

7.1.4. В строке состояния (в нижней части рабочего поля) слева расположено поле номера записи с кнопками перемещения по записям таблицы. В этом поле выводится номер активной записи и общее количество записей; в данном случае - первая запись из пяти.

Треугольные стрелки определяют направление просмотра записей в таблице; стрелка влево - вверх или стрелка вправо - вниз.

Маркер записи, который находится в левом верхнем углу таблицы, является маркером всей таблицы. Нажатие на нем ЛКМ выделяет всю таблицу, а нажатие ЛКМ в любом месте таблицы снимает указанное состояние.

7.1.5. Вертикальные линии образуют границы между именами полей; они подвижны - их можно перемещать влево или вправо для изменения ширины столбца. Двойное нажатие ЛКМ на границе определяет ширину всех ячеек поля равной длине самой длинной записи. Нажатием ЛКМ на заголовке столбца выделяется весь столбец.

7.1.6. Нажатие ПКМ в любом месте столбца вызывает контекстный список команд, позволяющих сортировать записи в поле, вставить новый столбец и т. д.

7.1.7. Закрыть окно Коды взысканий ГАИ нажатием кнопки Закрыть в строке заголовка этой таблицы - Access 2010 возвращается к первичному окну БД.

Задание 7.2. Изучить методы создания связей

таблиц БД.

7.2.1. Основные преимущества систем управления БД реализуются при работе с группами взаимосвязанных таблиц. Базы данных, образованные связанными таблицами, называют реляционными базами данных (relation - отношение).

Мощность реляционных БД, таких как Access 2010, базируется на их способности быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать поле, которое содержат в таблице только одно значение среди всех записей; например, табельные номера водителей автотранспортного предприятия. Такие поля называют ключевым полем таблицы. Ключевое поле играет особенную роль в таблицах - его используют для создания связей между таблицами. Все записи этого поля должны быть уникальными. Связи по такому полю впоследствии способствуют построению запросов и отчетов.

7.2.2. Для создания связей между таблицами исполнить вкладку Работа с базами данных, на которой в группе Отношения расположена пиктограмма Схема данных.

7.2.3. Исполнить Схема данных - на экран выводится окно для построения схемы данных. В начале работы в этом окне отсутствуют какие-либо элементы. Необходимо проверить наличие скрытых связанных таблиц. Они могли быть образованы самой программой Access 2010 (по умолчанию), являются ложными, но сохраняются в ее ядре.

7.2.4. В группе Связи нажать кнопку Все связи - в окне появятся пиктограммы (в них отображены только названия полей) некоторых таблиц с линиями связей. Удалить ложную схему данных следующими действиями:

1) указать какую-либо линию связи и нажать ПКМ;

2) в списке контекстных команд исполнить Удалить;

3) аналогично удалить все связи;

4) в поле Схема данных остались пиктограммы таблиц, одна из которых активна (окрашена строка заголовка); для удаления активной пиктограммы нажать [Delete] - пиктограмма исчезает, а Access 2010 автоматически активирует другую пиктограмму;

5) повторными нажатиями [Delete] удалить копии всех таблиц.

7.2.5. С охранить в ядре Access 2010 очищенное окно нажатием кнопки Закрыть в заголовке окна Схема данных - окно исчезает, но вкладка Работа с базами данных остается активной.

7.2.6. Исполнить пиктограмму Схема данных в группе Отношения - на экран выводится чистое окно, предназначенное для построения схемы данных.

7.2.7. Исполнить на Ленте пиктограмму Отобразить таблицу - выводится окно Добавление таблицы, которое позволяет выбирать нужные таблицы для создания межтабличных связей. По умолчанию нажата вкладка Таблицы, указывающая типы объектов, для которых выполняется создание схемы данных.

7.2.8. Добавить в поле Схема данных все таблицы БД следующими действиями:

1) пометить имя таблицы (например, Информация);

2) нажать кнопку Добавить - в поле Схема данных появляется пиктограмма указанной таблицы;

3) аналогично добавить в поле Схема данных пиктограммы остальных таблиц;

4) в окне Добавление таблицы нажать кнопку Закрыть - окно закрывается и происходит возврат в окно Схема данных.

7.2.9. Расположить копии таблиц в соответствии с рис. 7.2 такими действиями: перевести УМ на заголовок таблицы, нажать ЛКМ и, удерживая ее нажатой, переместить таблицу в нужное место, отпустить ЛКМ.

7.2.10. Направления линий связей (рис. 7.2) между таблицами БД СБД следующие:

1) Нарушения ¢ Информация; соединить поля №_Таб и №_Таб;

2) Учет ДТП ¢ Информация; соединить поля №_Таб и №_Таб;

3) Коды взысканий ГАИ ¢ Нарушения; соединить поля Код и Код Г;

4) Коды взысканий АТП ¢ Нарушения; соединить поля Код и Код А;

5) Коды нарушений ¢ Нарушения; соединить поля Код_нар;

6) Коды взысканий ГАИ ¢ Учет ДТП; соединить поля Код и Код Г;

7) Коды взысканий АТП ¢ Учет ДТП; соединить поля Код и Код А.

Обратить внимание на то, что связываются одинаковые по содержанию ключевые поля, но имена некоторых полей могут несколько отличаться.

7.2.11. Для создания линии связи указать УМ ключевое поле №_Таб таблицы Нарушения, нажать ЛКМ и, удерживая ее, переместить УМ на ключевое поле №_Таб таблицы Информация. Отпустить ЛКМ - открывается диалоговое окно Изменение связей, предназначенное для задания свойств связей таблиц.

7.2.12. В полях таблицы Изменение связей отображаются названия связанных таблиц и направление связи - от Таблица/запрос к Связанная таблица/запрос.

Опция (параметр) Обеспечение целостности данных позволяет защитить от случайного удаления записи только из одной таблицы. Если указанная опция установлена, то активируются опции Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, которые также требуют установок меток. При изменении данных в главной таблице эти опции обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах.

7.2.13. Нажать кнопку Объединение - открывается очередное окно Параметры объединения, в котором приведены опции возможных типов соединений. Пользователям рекомендуется самостоятельно и внимательно ознакомиться с информацией этого окна. В дальнейшем для всех связей схемы данных указывать опцию с номером 2: и завершать эту настройку нажатием OK.

7.2.14. Нажать OK - выполняется возвращение в окно Параметры объединения; окно Изменение связей исчезает, а между указанными таблицами отображается связь - линия со стрелкой.

7.2.15. Аналогично создаются остальные шесть указанных выше связей между таблицами БД.

7.2.16. Завершить создание Схемы данных нажатием кнопки Закрыть в группе команд Связи вкладки Конструктор. Происходит возврат на вкладку Работа с базами данных.

Задание 7.3. Изучить метод проектирования форм

для ввода данных в таблицу.

7.3.1. Для оптимизации ввода данных в поля БД в среде Access 2010 созданы специальные объекты - формы. Методы проектирования разнообразных форм пользователи исследуют в процессе изучения объектно-ориентирован-ного языка Visual Basic.

Проектирование форм заключается в создании на электронных бланках, связанных с таблицами полей для ввода данных. Благодаря связям, данные из полей формы пересылаются в таблицу.

Данные в таблицу можно вводить и непосредственно, без помощи форм. Но необходимость проектирования и использования форм обусловлена следующими факторами.

1) Малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам - самым ценным объектам в БД. Отдельным пользователям назначают разные права доступа к информации в таблицах с целью обеспечения сохранности данных и их конфиденциальности. Например, некий пользователь имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой - только номера их расчетных счетов, а третий - только денежные суммы, которые хранятся на этих счетах. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляют разные формы, но данные из форм будут поступать в одну таблицу.

2) Ввод данных в таблицу является кропотливой работой и сопровождается ошибками. Ввод данных в форму проще он выполняется отдельно для каждой записи и не соприкасается с другими записями.

3) Информация для БД извлекается из бумажных бланков: анкет, заявлений, накладных, счетов, справок и т. д. Экранные формы проектируют как точные копии бумажных бланков, что значительно уменьшает утомляемость оператора и количество ошибок при вводе.

7.3.2. Формы состоят из нескольких элементов управления; от того, насколько рационально эти элементы расположены в окне Access 2010, зависит внешний вид формы. Средства автоматизации среды Access 2010 позволяют создавать формы достаточно просто и рационально с помощью таких действий:

1) в окне Навигации в заголовке нажать кнопку списка объектов и пометить таблицу Информация;

2 ) на Ленте исполнить вкладку Создание;

3) в правом верхнем углу группы Формы исполнить пиктограмму Мастер форм - выводится окно Создание форм (рис. 7.3)

4) в окне Создание форм в поле Таблицы и запросы отображается тип и название помеченной таблицы, а в области Доступные поля выводится перечень ее полей.

7.3.3. Программа предоставляет пользователю две возможности выбора перечня полей для ввода информации:

1) пометить название отдельного поля и нажать пиктограмму ">"; при этом помеченное поле перемещается в область Выбранные поля;

2) нажать пиктограмму ">>" - в область Выбранные поля перемещаются все названия.

3) Нажатием пиктограмм "<" и "<<" перемещение названий выполняется в обратном направлении.

7.3.4. Перевести в область Выбранные поля все названия и нажать кнопку Далее - в окне Создание форм меняется его содержимое и выводятся опции выбора внешнего вида формы; левее опций расположено поле, отображающее вид помеченной опции. Просмотреть все опции внешнего вида формы, но выбрать опцию " в один столбец " и нажать кнопку Далее.

7.3.5. Очередное окно предназначено для присвоения форме имени. Использовать название таблицы, для которой создается форма, добавить пробел и цифру; например, Информация 1. Добавление цифры позволяет избежать дублирования названий объектов, но сохранить тематическое родство их типов. Завершается создание формы нажатием кнопки Готово - на экран выводится окно формы Информация 1 (рис. 7.4).

7.3.6. В окне формы отображается только одна запись. Переход к остальным записям выполняется нажатием в поле Запись (в левом нижнем углу формы) кнопок-треугольников. Ввод и удаление данных в полях формы выполняется обычным образом - подобно работе в среде текстового редактора; нажатие [ Tab ] способствует перемещению по полям. Закрыть окно нажатием кнопки Закрыть в окне формы.

7.3.7. Аналогично представленным в разделе 7.3.2 действиям построить формы для шести таблиц, составляющих базу данных СБД.

Каждой форме присвоить название, состоящее из названия таблиц, для которых создана форма, пробела и цифры 1. Необходимо внимательно следить за соответствием названий таблиц и форм.

7.3.8. По окончании работы закрыть окно среды Access 2010 нажатием кнопки Закрыть в строке заголовка.

Тема 8