Створення звіту

Для представлення даних бази в звичайному вигляді потрібно створити звіт. Для цього в Access передбачено декілька засобів. Ми розглянемо майстер звітів, конструктор і майстер діаграм.

Найпростіше скласти звіт за допомогою майстра звітів. Складемо звіт про клієнтів фірми «Подорож» і надрукуємо його.

§ Відкрийте базу даних. Перейдіть до об’єктів Отчеты.

§ Виберіть Создание отчета с помощью мастера та натисніть клавішу Enter.

§ В наступному діалозі у розкривному списку вкажіть таблицю «Клієнти», на основі якої буде створюватися звіт, а також перемістіть усі поля зі списку Доступне поля до списку Выбранные поля, після чого натисніть кнопку Далее.

§ Наступний діалог призначений для задання рівнів групування для полів звіту. Можете прийняти установки за замовчуваням, як показано на мал. 4.8. Натисніть кнопку Далее.

§ Дотримуйтесь вказівок майстра, задаючи в наступних діалогах порядок сортування полів, вид макета, стиль оформлення звіту, а також ім’я звіту. На завершення клацніть по кнопці Готово.

Мал. 4.8. Задання рівнів групування в звіті

Ви отримали звіт, виведений у вікно перегляду (мал. 4.9).

Мал. 4.9. Звіт на основі таблиці «Клієнти»

Можете відредагувати розташування написів і їхній формат. Для цього потрібно переключитися за допомогою кнопки Вид у режимі конструктора звітів. Ці операції, що виконуються в окремому вікні конструктора звітів, прості й зрозумілі. Тому залишаємо їх для вашого самостійного опрацювання.

Зазначимо, що звіти можна створювати не лише на основі таблиць, а й використовуючи дані запитів. Для формування такого звіту потрібно в діалозі Новый отчет зазначити відповідний запит. Створений звіт можна надіслати на друк, для чого слід натиснути кнопку Печать на панелі інструментів.

Контрольні запитання

1. Які способи введення даних до таблиць вам відомі?

2. Як переміщатися між комірками таблиці?

3. Як переключатися з режиму таблиці в режим конструктора таблиці й навпаки?

4. Де розташована панель переходу і для чого вона потрібна?

5. За допомогою якої команди меню виконується імпорт даних із зовнішнього джерела?

6. Як імпортувати електронну таблицю Microsoft Excel у базу даних?

7. На якому етапі імпорту таблиці створюється ключове поле?

8. Для чого потрібен звіт?

9. Наведіть послідовність дій під час створення звіту.