Правила ведения списка

Размер и расположение списка

· Не создавайте более одного списка на листе, поскольку некоторые средства, такие как фильтрация, обрабатывают один текущий список.

· Оставьте, по крайней мере, один пустой столбец и одну пустую строку между списком и другими данными листа. Это необходимо для автоматической идентификации списка при сортировке, фильтрации и подведении итогов.

· Не размещайте данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Заголовки столбцов

· Создавайте заголовки столбцов в первой строке списка. Далее они будут использоваться в отчетах и для поиска и организации данных.

· Чтобы выделить заголовки столбцов, используйте известные вам средства форматирования.

Содержимое строк и столбцов

· Все ячейки столбца должны содержать однотипные данные.

· Не вводите пробелы перед содержимым ячейки, поскольку они влияют на порядок сортировки и результаты выполнения операции поиска.

· Используйте один формат для всех ячеек столбца.

Пособие построено таким образом, что вначале приводится теоретическая часть раздела, а затем она уточняется на примерах. Оглавление теоретической части подчеркнуто. Практическое задание выделено полужирным шрифтом.

Для приобретения практических навыков работы со списками откройте в Excel файл Товары-Заказы.xls

Контрольные вопросы

1. Какую информацию содержат списки Товары и Заказы?
2. Сколько полей и записей содержит та и другая таблица?
3. Перечислите имена полей списков.

СОРТИРОВКА СПИСКОВ

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки.

Чтобы отсортировать список, выполните следующие шаги.

1. Установите указатель ячейки на списке, который вы хотите сортировать.

2. Выберите Данные / Сортировка.

3. Заполните диалоговое окно сортировки согласно вашей задаче.

4. Выберите кнопку ОК.

5. Программа Excel отсортирует данные в списке.

Чтобы задать пользовательский порядок сортировки списка.

1. Введите его с помощью меню Сервис /Параметры / Списки.

2. Установите указатель ячейки на списке, который вы хотите сортировать.

3. Выберите Данные / Сортировка.

4. Выберите кнопку Параметры и установите пользовательский порядок сортировки