Время и силы менеджера

У многих руководителей возникают проблемы с распределением вре­мени: столько всего нужно сделать, что вполне можно было бы работать ^по двадцать часов ежедневно. Однако те, кто умеет эффективно распоря-

Глава 7. Личность и авторитет менеджера

жаться временем, становятся крайне скрупулезными, «вкладывая» свое время.

Такие люди постоянно задают себе следующие вопросы:

• Надо ли мне делать это?

• Хочу ли я делать это?

• Какими могут быть потенциальные результаты?

• Как это сделать проще всего?

• Могу ли я привлечь на помощь дополнительные ресурсы?

• Не могу ли я делать так же что-либо еще?

Идея, неявно содержащаяся в термине «вклад времени», крайне по­лезна. Относитесь к своему времени так же, как удачливый вкладчик ка­питала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь вклады всюду и поэтому выбирает оп­ределенные капиталовложения, так распределяя свои инвестиции, чтобы общий эффект был наибольшим. Точно так же и менеджер располагает ограниченным количеством времени и должен, вкладывая его, максими­зировать свои результаты.

На идею «Не могу ли я делать та кже что-либо еще?» нас натолкнули удачливые руководители, ухитряющиеся «угнаться за двумя зайцами». Мы развили ее дальше и разработали метод, который назвали «Удвое­ние». Цель «Удвоения» — сознательное использование времени для вы­полнения не одной, а нескольких задач сразу. Например, поездку по же­лезной дороге можно использовать для чтения технического журнала, а послеобеденная беседа может пригодиться для опробования ваших взгля­дов или, чтобы научиться чему-либо у окружающих. Поскольку каждый момент времени может использоваться для выполнения нескольких за­дач, нужно четче представлять себе ваши возможности. «Удвоение» мо­жет стать полезным и в управлении, и в обычной жизни.

Для руководителей, рационально распоряжающихся временем, харак­терны четыре общих черты:

• Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, что это бес­ценный, ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную деятельность, руководитель оценит, так ли уж она полезна. Идея не обещающая весомых результатов, сразу же отвергается.

• Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия. Пере­распределение полномочий представляет собой процесс передачи за-

7.7. Самоменеджмент

дач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению вы­свобождается время на более ценную деятельность.

• Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана так, чтобы обеспечить выбор рационального решения.

• Их подход к решению проблем основан на оценке его эффективно­сти. При возникновении трудностей и в моменты, когда необходимо найти решение, руководитель, эффективно использующий время, выберет такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.

Один из экспертов опросил в течение своей консультативной дея­тельности 100 менеджеров и пришел к следующим выводам. Из 100 менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;

• десятерым требуется на 10% больше;

• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

• остальным не хватает 50% времени.

Чтобы вскрыть причину возникающих дефицитов времени, нужно провести инвентаризацию времени (метод записи времени с целью кон­кретного определения, сколько времени, на что и с кем вы тратите, чтобы вскрыть действительно важные ошибочные моменты своего личного ра­бочего стиля).

Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту! Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект. Путем инвентаризации временных затрат вы сможете проанали­зировать в тезисном порядке ваши поглотители времени и найти способы их устранения.