Ход работы. Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Порядок работы:

· Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Мicrоsоft Access. Перед вами откроется окно си­стемы управления базами данных, в котором появится меню.

· Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже пе­реключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы дан­ных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чу­жой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создайте автоответ в столбец на основании запроса Адрес.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав­тоотчет: в столбец и запрос Адрес (рис. 40).

· Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

· Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

· Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Адрес.

· Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

· Введите условие отбора фамилии: Баранова.

· Выполните запрос, щелкнув по кнопке. Сохраните его и закройте.

· Перейдите на закладку Отчеты.

· Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться дан­ные только одного человека.

· Распечатайте данный отчет. Для этого подготовьте принтер к печати (подготовка зависит от типа принтера) и щелкните по кнопке

·

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав­тоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.

· Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запро­са Номера телефонов.

· Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Номера телефонов.

· Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

· Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [ Введите фамилию ], (рис. 41). Эти слова будут появ­ляться каждый раз при выполнении запроса.

Выполните запрос, щелкнув по кнопке. Появится диалого­вое окно Введите значение пара метра с просьбой ввести фа­милию человека, для которого вы хотите получить информацию.

Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ок.

Сохраните запрос и закройте его.

Перейдите на закладку Отчеты.

Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корни­лова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке - Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов на­ходится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в, этой области, вы­водится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных - содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов, представленном на рис. 42, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - запи­си, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня.

· Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

· Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке. Введите фамилию из списка учащихся и по­смотрите, что получилось.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраи­вает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 43), в котором будут только интересу­ющие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре­жим Конструктор и запрос Справка.

· Щелкните по кнопке. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид - Колонтитулы и Вид – Заголовок/Примечание отче­та. При включении соответствующего переключателя появля­ется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутству­ет панель элементов, щелкните по кнопке.

· В поле верхнего колонтитула поместите надпись: