Организация массовых мероприятий

Даже самое скромное по масштабу мероприятие требует немалых усилий и затрат, как интеллектуальных, так и материальных. Привлечение квалифицированного event-менеджера в лице компании «Арт-империя» поможет превратить заурядное мероприятие в настоящее событие, оптимизировать расходы, организовать и проконтролировать все стадии его подготовки и осуществления.

Сами или агентство? С подобным вопросом в процессе организации масштабного события неминуемо сталкиваются и бренд-менеджеры, и специалисты по маркетингу, и "муниципалы", да и простые смертные, «не корысти ради, а токмо волею судеб» оказавшиеся в роли организаторов массовых мероприятий (праздников). Как правило, опцию номер два – работу с профессионалами – выбирают люди более опытные, в данном виде деятельности поднаторевшие. Причину мы уже упомянули: специализированное агентство берет на себя весь груз организационных забот, избавляя заказчика от множества хлопот и проблем.

Степень вовлеченности event-менеджера Вы определяете сами, исходя из собственных возможностей и задач, которые Вы или руководство Вашей компании ставите перед собой. Мы в состоянии обеспечить комплексную организацию массовых мероприятий (праздников); при этом пакет услуг может включать разработку стратегии, предварительный расчет бюджета, предоставление светового, звукового, пиротехнического, видео- и прочего оборудования, подбор и установку сценических конструкций, подбор, букинг и обслуживание артистов, рекламу мероприятия, обеспечение безопасности, видеосъемку и монтаж, транспорт, координацию и контроль процесса подготовки и проведения и т.д.. Но, как правило, заказчику требуется помощь по каким-то отдельным позициям – к примеру, необходимо обеспечить только техническое оснащение мероприятия, разработку концепции или, допустим, организацию выступления артиста, включающую, помимо самого выступления, ряд сопутствующих мероприятий (pre-party, after-party, пресс-конференции, интервью для прессы, теле- и радиоэфиры, VIP-фуршеты и т.п.). Все это в нашей компетенции.

Учитывая внушительные бюджеты, выделяемые крупными заказчиками под организацию массового мероприятия, соблазн «откусить от большого пирога» тем выше, чем больше этот самый бюджет. НО! «Арт-империя» реализует политику открытости и прозрачности (transparency policy), подразумевающую детальную отчетность на всех этапах выполнения заказа и искреннее стремление помочь клиенту, независимо от его финансовых возможностей.

В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды массовых мероприятий:

Культурно-спортивные и зрелищные: концерты, праздничные представления, спортивные соревнования, массовые гуляния;

Рекламно-коммерческие и благотворительные: ярмарки, презентации, распродажи, фанд-рэйзерз (от английского “fund raisers”) – благотворительные мероприятия по сбору средств на различные цели;

Бизнес-мероприятия: семинары, деловые приемы, заседания, собрания акционеров и т.д.;

Особые мероприятия: к ним можно отнести разнообразные церемонии, юбилеи, свадьбы и прочие торжества.

Определитесь с целью мероприятия, ответьте на вопросы «для чего», «для кого» и «по какому поводу». Проработайте следующие ключевые позиции (поскольку каждый из нижеперечисленных аспектов попадает в сферу профессиональной деятельности «Арт-империи», мы предлагаем Вам сделать это совместно):

масштаб

формат

бюджет

план-график, место и сроки проведения, длительность

количество зрителей/гостей/участников

реклама

безопасность

техническое оснащение

кадровое обеспечение