Вычисление итогов

При обработке табличных данных "на плечи" Excel можно взва­лить львиную долю работы. Выполним, например, анализ значений для таблицы, содержащей данные о сбыте (рис. 8.3) (обратите внимание на то, что записи в данной таблице упорядочены по времени продажи). Поставим перед собой следующую задачу: попробуем с помощью функции автомати­ческого вычисления итогов подучить данные об обороте для каждого продав­ца (имя которого представлено в таблице) за указанный отрезок времени.

В Excel для решения подобных задач предназначена функция автоматического вычисления итогов, которая вызывается командой Ито­ги меню Данные. Для применения этой функции данные должны быть представлены в форме списка. Поскольку указанная функция вычисляет итоги только, для заданной группы данных, предварительно следует выполнить сортировку данных в таблице. В нашем примере необходимо определить суммы оборота для каждого продавца. Эту задачу можно решить и с помощью применения обычных формул, однако использова­ние функции автоматического вычисления итогов позволяет значительно упростить ее выполнение.

Отсортируем сначала данные в таблице по фамилиям продавцов, чтобы получить упорядоченные группы данных. В качестве второго критерия сортировки можно задавать, например, годы выпуска автомобилей.

Рис. 7. Таблица-пример

Переместите указатель ячейки в любую ячейку внутри таблицы и активизируйте команду Сортировка меню Данные. Сортируемый диапазон будет автоматически выделен, и пользователь получит возможность ука­зать в диалоговом окне критерии сортировки.

Рис. 8. диалоговое окно Сортировка диапазона

После нажатия кнопки ОК в диалоговом окне Сортировка диапазона. данные в таблице будут отсортированы, (в столбце Продавец таблицы-примера фамилии продавцов разместятся в алфавитном порядке). Тем самым мы выполнили подготовительные действия для выполнения функ­ции автоматического вычисления итогов.

Теперь зададим операцию, которая будет выполняться над отдельны­ми значениями для получения итога. Воспользовавшись командой Итоги меню Данные (указатель ячейки при этом должен находиться внутри таблицы) откроем диалоговое окно Промежуточные итоги.

В рассматриваемом примере нам необходимо вычислить итоги (сумму оборота по всем проданным автомобилям) для каждого продавца. Поэто­му в поле списка При каждом изменении в необходимо выбрать заголовок столбца, для которого необходимо вычислять промежуточные итоги после каждого изменения данных в рабочем листе (т.е. следует выбрать элемент Продавец).

Для того чтобы при определении итогов данные были просуммированы, из поля списка Операция следует выбрать функцию Сумма. В данном диалоговом окне необходимо также указать столбец, ячейки которого используются для вычисления итогов. В нашем случае это столбец Оборот (маркируйте в поле Добавить итоги по элемент Оборот и исключите элемент Дата, после чего выполните щелчок на кнопке ОК).

Рис. 9. Диалоговое окно Промежуточные итоги

В результате выполнения функции таблица будет дополнена строка­ми, в которых отобразятся итоги для каждого продавца (группы данных) отдельно. В последней из вставленных в таблицу строк содержится информация об общем итоге для всех продавцов.

Рис. 10. Таблица-пример после применения функции автоматического вычисления итогов