Прогнозирование денежных потоков с целью их оптимизации

Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в «Порядке прохождения платежей в компании». Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

Заявка проходит три уровня контроля. Руководитель ЦФО проверяет целесообразность и обоснованность данного расхода, сотрудник отдела планирования и бюджетирования – наличие лимитов в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде, а сотрудник бухгалтерии – правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам и представлению документов по данному контрагенту и сотруднику. На все проверки по внеочередным заявкам отводится два часа, по очередным – до двух рабочих дней. После этого заявка в зависимости от суммы и кодировки бюджета попадает к финансовому директору, который принимают решение об оплате. Затем заявка направляется в казначейство, которое в зависимости от времени поступления и очередности оплачивает ее в тот же день либо на следующий [26].

Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу. Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.

Бизнес-процессы оперативного управления денежными потоками и формирования платежных документов в компании должны быть определены в Регламенте осуществления платежей. Этот документ описывает все этапы движения денежных средств – от инициации платежа бюджетодержателем до отправки платежных документов в банк. Инициатором платежа является структурное подразделение, в рамках бюджета расходов которого заключен соответствующий договор. На базе утвержденных финансовым директором бюджетов структурных подразделений на текущий год формируется ежемесячный план финансирования их расходов, что является основой для составления платежного календаря. Каждая заявка к оплате акцептуется руководителями структурных подразделений и утверждается «распорядителями кредитов» в соответствии с лимитами, установленными в их доверенностях. Функции составления и контроля исполнения платежного календаря и бюджета движения денежных средств возложены на департамент казначейских операций. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку (либо избыток) денежных средств.

Пример регламента определения приоритета платежей компании. Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:

- приоритет первой очереди – платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;

- приоритет второй очереди – платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);

- приоритет третьей очереди – платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом [24].

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом – при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).

Статьи расходов, позволяющие при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при временном недостатке средств.

Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.

Например, финансовый руководитель может поставить в «первую» очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.

Основная цель платежного календаря – формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (таблица 3.1).

При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (таблица 3.2).

Таблица 3.1 – Пример платежного календаря, тыс. руб.

Статья	Дата/план-факт	Итого за месяц	Прогноз отклонений от бюджета
1 июня	2 июня	4 июня	5 июня	6 июня	9 июня	…	30 июня
факт	факт	факт	план	план	план	…	план
Текущая деятельность
Поступления от клиентов										–82
Прочие поступления										–2
Итого поступления										–84
Оплата основным поставщикам			–50		–90	–100		–150	–500	–50
Зар.плата	–98								–98
Премии									–30
НДС									–40
Налог на прибыль									–20
Расходы на рекламу				–10				–5	–15
Аренда								–20	–20	–20
Хозрасходы		–9				–10		–10	–29
Итого выбытия	–98	–9	–50	–10	–90	–110	…	–185	–752	–67
Сальдо по текущей деятельности						–10	…	-85		–246
Сальдо на конец периода

Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.

Платежный календарь составляется на основании заявок на оплату, поданных и утвержденных в соответствии с регламентом прохождения платежей в компании. Все заявки регистрируются в реестре, в котором отражается необходимая информация о ходе согласования и оплате каждой из них.

Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.

Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:

- создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);

- формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;

- реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;

- разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.

Таблица 3.2 – Пример распределения платежей, тыс. руб.

Статья	Способ распределения	Итого за месяц	Неделя/кол-во рабочих дней
1/5	2/4	3/5	4/6
Поступления от клиента	Пропорционально количеству рабочих дней
Налоги с ФОТ	2-я неделя; до 15-го календарного дня месяца	–6		–6
НДС	3-я неделя; до 20-го календарного дня месяца	–30			–30
Аренда офиса	4-я неделя; до конца месяца	–8				–8
Реклама, оплата за выставку	2-я неделя; до 10-го календарного дня месяца	–10		–10
Реклама, оплата буклетов	4-я неделя (в соответствии с договором)	–4				–4
Оплата основным поставщикам	В соответствии с графиком закупок и договором (50% – предоплата за 2 недели до поставки, 50% – в течение трех дней с даты поставки)	–800	–200	–150	–200	–250
Хозяйственные расходы	Еженедельно равными долями	–2	–0,5	–0,5	–0,5	–0,5
Заработная плата	1-я неделя; 2-й рабочий день месяца	–20	–20
Непредвиденные расходы	Еженедельно равными долями	–2	–0,5	–0,5	–0,5	–0,5

До сих пор на предприятии используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства «1С». Хотелось бы рекомендовать руководству ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО» новое отраслевое решение Фирмы «1С» «1С: Предприятие 8». Программа разработана на базе комплексного решения «1С:Управление производственным предприятием 8».

В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятии в основном для этих целей используется Excel. Заметим, что само по себе это не мешает системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.

В заключение хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное – их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

На предприятии, возможно возникновение небольших трудностей с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они могут быть в основном изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет.

Внедрение управленческих решений по управлению денежными потоками могло позволить ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО» за счет поступающих денежных средств по текущей деятельности осуществлять выплаты по текущей деятельности; повысить уровень интенсивности активов, используемых в текущей деятельности; денежный поток повысил свою эффективность. Так же за счет принятых решений ОАО «СМОЛЕНСКОЕ БИСТРО» генерирует остатки денежных средств на конец рассматриваемого периода; увеличивает уровень текущей платежеспособности; достаточность генерируемого в процессе хозяйственной деятельности чистого денежного потока для финансирования возникающих потребностей; увеличение уровня эффективности управления отрицательными денежными потоками.

Полученные результаты говорят об эффективности принятых управленческих решений.