1. Организация контроля исполнения документов.
2. Компетенция службы ДОУ в области контроля за исполнением документов.
3. Сроки исполнения документов.
1. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Массив контрольных сведений входит в состав информационно- поисковой системы организации.
Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников.
Контроль исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя организации.
Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Ответственность за контроль в целом по организации несет ее руководитель. Контроль входит в должностные обязанности руководителей всех рангов. Важное условие эффективности контроля за исполнением документов – его централизация.
В организациях составляется и утверждается руководством перечень документов, подлежащих контролю за исполнением (помещается в приложении к инструкции по делопроизводству).
Состав документов, подлежащих обязательному контролю:
• документы директивных и вышестоящих органов;
• распорядительные документы организации;
• важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.
2. В функции службы ДОУ входят регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
Операции службы:
• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.
Порядок проверки исполнения заданий:
• последующих лет – не реже одного раза в год;
• последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
• текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (не реже одного раза в месяц) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины.
3. Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов установлены в указах Президента Российской Федерации, законах Российской Федерации, нормативных документах центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Некоторые типовые сроки исполнения документов:
- поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения;
- указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный срок исполнения поручения; - если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
- запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;
- обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления; при необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Часть сроков исполнения зафиксирована в приложении к ГСДОУ:
- письма организаций – десять дней;
- протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.
В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Типовые сроки исполнения могут быть установлены и самой организацией (в табеле форм или инструкции по делопроизводству).
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией руководителя организации. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль.
Техническое средство контроля – входной формат (карточка или экранный шаблон).
При организации контроля исполнения используются экземпляры регистрационно-контрольных карточек.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
- типовые сроки – принятием нового акта;
- индивидуальные – руководителем, который их установил.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы государственного надзора.
Исполненные и отправляемые документы (подписанные, зарегистрированные и в необходимом количестве экземпляров) передаются в экспедиционную обработку. Отправка документов должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
Для рационализации движения документов внутри организации разрабатываются графики сроков и последовательности прохождения документов в организации, а также технологические инструкции (схемы), в которых в графической форме определяется последовательность движения документов и их проектов.