Досье фирмы включает следующие основные документы:
а) карта фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме(Слайд2, Раздел: Дополнительные материалы Темы 5 Учебно-практического издания);
б) сведения о переговорах с фирмой;
в) сведения о деловых отношениях.
Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:
• страна, почтовый адрес, телефон, факс;
• год основания;
• предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;
• производственные мощности, торговый оборот, число работников или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности (по годам);
• данные, характеризующие финансовое положение;
• филиалы, дочерние предприятия, участия и прочие связи (картельные, финансовые, персональные и т.д.);
• важнейшие конкуренты;
|
|
• владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с вашими организациями;
• оборот, в том числе по разным рынкам;
• отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).
В разделе карты по производственным мощностям указываются объем выпускаемой продукции, число рабочих и служащих, важнейшие предприятия, размер производственных площадей, количество единиц оборудования.
По торговому обороту собирается информация о количестве имеющихся у фирмы контор, отделений, магазинов и складов и объеме годовых оборотов, об удельном весе фирмы в производстве, экспорте и импорте соответствующих товаров.
Сведения о финансовом положении фирмы могут быть получены из балансов, справочников, справок кредит-бюро и банков, других источников. В этом разделе отражают по годам объемы капитала, обороты, прибыль или убытки, а также другие данные, характеризующие финансовое положение фирмы.
В разделе, информирующем о связях фирмы, перечисляются филиалы и дочерние предприятия, в которых данная фирма участвует своими капиталами или имеет с ними какие-либо другие связи, указывается размер участия или характер связи.
В информационном блоке по важнейшим конкурентам фирмы указывают название конкурента, страну и наименование конкурентного товара.
В сведениях о владельцах, руководителях фирмы приводятся наименования юридических лиц и фамилии физических лиц, являющихся фактическими владельцами данной фирмы. Если имеется несколько владельцев, устанавливают долю участия каждого из них в капитале фирмы. Для акционерного общества перечисляются фамилии акционеров, владеющих большим числом акций, фамилии руководителей фирмы и работников с указанием сведений о деловых качествах.
|
|
Все заносимые в карту сведения должны иметь указание о том, к какому периоду они относятся, а также ссылку на использованный источник.
Кроме данных, перечисленных в карте, в досье фирмы должны собираться:
• характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, осуществляющих непосредственный контакт с вашими организациями;
• данные балансов фирмы за хозяйственный год;
• данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и о ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на данном рынке).
К специфическим видам фирм относятся также агентские фирмы. В их досье вносятся данные о сроке действия агентского соглашения, минимальном объеме продаж, размере комиссионных, виде агентства, территории, охватываемой деятельностью данной фирмы.
Важное место в досье на фирму занимают такие документы, как "сведения о переговорах" и "сведения о деловых отношениях". В них фиксируется информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления оперативных работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы. Такого рода сведения являются главными и наиболее ценными источниками информации о деловых качествах фирмы и ее представителей.
Сведения о переговорах с фирмой собирают после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:
а) предмет переговоров;
б) результат переговоров;
в) характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры, вплоть до черт характера (слабых и сильных их сторон), степень владения коммерческими и техническими вопросами;
г) поведение фирмы во время переговоров;
д) деловые отношения с другими российскими организациями.
Сведения о деловых отношениях. В отличие от сведений о переговорах, которые составляются после каждого раунда переговоров с фирмой, сведения о деловых отношениях составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение года. К ним относятся сведения о выполнении фирмой условий контрактов, ее заинтересованности в работе с данным рынком, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контрактов.
Досье на фирмы пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлый период.