Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.
Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя. В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении.
Это делать необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемой на архивное хранение. Поэтому в графе «примечание» разрабатываемой номенклатуры дел в обязательном порядке должна быть сделана отметка о том, что документ ведется в электронной форме.
|
|
Утверждаем номенклатуру дел
Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.
Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении. После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации.