Составление номенклатуры дел организации

Назначение и виды номенклатуры дел

Начальным этапом оперативного хранения документов организации является составление справочного документа (классификационного справочника) – номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых организацией, с указанием сроков их хранения.

Функциональное назначение номенклатуры дел заключается в:

· создании условий для формирования, ведения и учета дел;

· создании условий для обоснованного распределения документов между делами;

· обеспечении оперативного и безошибочного поиска документов в процессе повседневной работы.

Для удовлетворения практических потребностей организаций различных типов разрабатывают три вида номенклатур дел:

· типовую;

· примерную;

· индивидуальную конкретной организации.

Типовая номенклатура дел составляется службами ДОУ федеральных, территориальных, отраслевых и местных органов управления для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий, учреждений). Указанная номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в пределах определенной отрасли (ведомства) и является для соответствующих организаций нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется службами ДОУ отраслевых и местных органов управления для организаций (предприятий, учреждений), однородных по характеру деятельности, но различающихся по структуре. Указанная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел утверждаются руководителями соответствующих органов управления. До утверждения типовые и примерные номенклатуры согласовываются с центральной экспертной комиссий (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) того органа управления, на организации (предприятия, учреждения) которого распространяется действие типовой или примерной номенклатуры дел. Затем они подлежат согласованию с Федеральной архивной службой РФ.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел организации.