Необходимость внедрения систем автоматизированного управления стала очевидным фактором успешного развития бизнеса для большинства гостиниц. Использование информационных технологий становится средством конкурентной борьбы. Вопрос уже стоит не в сроках отдачи от инвестиций в информационные технологии, а в способности гостиницы выжить в условиях нарастающей конкуренции. Технологический прогресс обгоняет ожидания в долгосрочной адекватности внедренных систем. Если раньше гостиницы меняли технологическое оснащение в среднем каждые 7−9 лет, то сегодня цикл сократился до 3−5 лет, и тенденция сокращения срока продолжается. Согласно проведенному Microsoft исследованию, 60−70 % всех гостиниц в течение ближайших пяти лет закупят новую систему управления гостиницей [18].
Сам факт установки современной информационной системы не означает безусловного получения отдачи. Эффективность автоматизации зависит от целого комплекса скоординированных мероприятий по пересмотру сложившихся методов и порядка работы, переподготовке персонала, разработке и претворению информационно-технологической стратегии предприятия.
Ценность системы можно рассматривать в двух аспектах: процессов, которые система автоматизирует, и данных, аккумулируемых системой в ходе её работы. Рассмотрим значение и преимущества автоматизации процессов.
Системы позволяют автоматизировать выполнение рутинных задач персонала и руководства гостиницы. При этом достигается взаимосвязь между различными службами, что повышает эффективность и позволяет избавиться от ошибок. Многие задачи, например, такие как прием и размещение больших групп гостей, применение сложных тарифных планов, становятся легко осуществимыми. Кроме того руководство получает мощный инструмент контроля за состоянием гостиницы и финансовыми потоками, а возможности злоупотреблений персоналом гостиницы сокращаются. Руководство получает адекватные данные по состоянию дел на текущий момент времени и прогнозу на будущее, имеет возможность принимать корректные и своевременные решения.
Кроме функций управления системы предлагают дополнительные возможности повышения уровня сервиса для гостей [18]:
1. Клиент становится центром внимания и получает индивидуально-ориентированное обслуживание, поскольку системы позволяют учитывать предпочтения гостей.
2. Процесс оказания услуг становится упрощенным для клиента. 3. Система хранит данные по каждому гостю, когда-либо проживавшему в гостинице. При следующем его приезде она позволяет определить правильный тариф, провести быстрое поселение и предугадать пожелания гостя.
Гостиница также получает возможность вести централизованный учет начислений и расчетов с гостями.