Структурная фильтрация

Фильтрация на основе расположения задач в структуре плана проекта — самый простой способ сократить число отображаемых строк в таблицах. Структурная фильтрация осуществляется с помощью команды меню Project ► Outline ► Show (Проект ► Структура ► Показать). При этом открывается список уров­ней вложенности задач (Outline Level (Уровень)) — от 1 до 9 (рисунок 21).

Рисунок 21 - Меню для структурной фильтрации списка задач проекта

Выбрав первый уровень, можно увидеть в таблице только задачи и фазы самого вы­сокого уровня, выбрав второй — фазы и задачи верхнего уровня и их подзадачи. Выбор любого следующего уровня сохраняет видимыми задачи и фазы предыду­щего уровня и отображает новые. Для отображения всех фаз и задач плана про­екта служит команда меню All Subtasks (Все подзадачи).

Для быстрого обращения к меню уровней вложенности задач можно использо­вать кнопку Show (Показать) на панели инструментов Formatting (Форматирование). Нажатие на нее (рисунок 22) сразу отображает это меню.

АВТОФИЛЬТР

Автофильтр — это широко применяемая в продуктах Microsoft методика фильтра­ции данных в таблицах. После включения режима автофильтра в заголовке каж­дой из колонок появляются кнопки, с помощью которых осуществляется фильтрация строк в таблице. Нажатием кнопки вызывается раскрывающееся меню, позволяющее определить значение или список значений, которые должна содер­жать колонка. После выбора такого значения в таблице отображаются только те строки, в которых колонка содержит определенное значение.

Включение автофильтра осуществляется с помощью кнопки AutoFilter (Авто­фильтр) на панели инструментов Formatting (Форматирование) или с помощью ко­манды меню Project ► Filtered for ► AutoFilter (Проект ► Фильтр ► Автофильтр). Сразу после выбора команды меню или нажатия кнопки панели инструментов в заго­ловках столбцов отображаются кнопки для фильтрации (рисунок 23).

Для выбора значений, которые должна содержать колонка, нужно щелкнуть на кнопке в ее заголовке, после чего откроется список для определения критерия фильтрации.

Раскрывающийся список критериев фильтрации имеет определенную структу­ру, первая строка всегда содержит вариант (All) — (Все), во второй строке предла­гается (Custom) — (Условие), а последующие строки списка содержат значения, встречающиеся в столбце.

Для ввода таких расширенных критериев фильтрации служит диалоговое окно настройки автофильтра, вызываемое с помощью пункта (Custom) — (Условие) в раскрывающемся списке автофильтра (рисунок 24).

Рисунок 24 – Диалоговое окно настройки автофильтра

В качестве значения условия автофильтра можно задавать не только число, но и значения в других столбцах. Например, если вы хотите отобрать те стро­ки, где фактическая стоимость больше запланированной, то в диалоговом окне настройки автофильтра для поля Actual Cost (Фактические затраты) нужно указать условие «больше», а в качестве значения в квадратных скоб­ках название поля Cost (Затраты): [Cost] ([Затраты]).

Применение автофильтра ограничивается тем, что его можно использовать толь­ко для фильтрации таблиц на основании данных в столбцах, причем не более чем по двум условиям. Фильтры же лишены этих ограничений и могут исполь­зоваться для полноценного отбора данных.

Фильтр — это сохраненный набор условий и значений фильтрации, согласно которому происходит отбор информации для отображения в представлении MS Project. Фильтры содержат условия на значения в столбцах, и поэтому (так же, как и таблицы) делятся на два типа: относящиеся к ресурсам и задачам. Соответственно, применить фильтр можно только к таблице одного типа с ним.

MS Project содержит набор предопределенных фильтров, которые позволяют быст­ро отбирать из таблиц наиболее необходимые данные. Список этих фильтров с опи­санием каждого из них можно просмотреть с помощью ссылки Доступные фильт­ры на странице Полезные страницы справки MS Project в индексном файле.

Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project ► Filtered for: (Проект ► Фильтр). В пункте Filtered for: (Фильтр) (рисунок 25) указано название выбранного в данный момент фильтра, а при наведении на него курсора откры­вается подменю со списком фильтров, которые можно использовать для текущей таблицы. В подменю отображается неполный список фильтров. Полный список фильтров можно получить, щелкнув на пункте More Filters (Другие фильтры).

Рисунок 25 - Меню для работы с фильтрами

Помимо меню для быстрого доступа к полному списку фильтров можно вос­пользоваться панелью форматирования (рисунок 26).

Рисунок 26 - Доступ к фильтрам через панель форматирования

Фильтрация может выполняться и в другом режиме, когда строки таблицы, удовлетворяющие критериям, выделяются цветом, а остальные продолжают отображаться. Для того чтобы выделить цветом соответствующие условиям фильтра строки, нужно выбрать команду меню Project ► Filtered for ► More Filters (Проект ► Фильтр ► Другие фильтры), а затем в открывшемся диалоговом окне со списком всех фильтров (рисунок 27) выбрать нужный фильтр и нажать кнопку Highlight (Выделить). Переключатели вверху диалогового окна позволяют пере­ключаться между списками фильтров разных типов.

Выбранный в списке фильтр можно отредактировать, а также скопировать и соз­дать на его основе новый фильтр, нажав соответствующую кнопку диалогового окна. Нельзя изменить лишь три фильтра: All Tasks/All Resources (Все задачи/Все ресурсы) и Using Resource (Использование ресурса).

СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРА

Для создания собственного фильтра следует в диалоговом окне More Filters (Дру­гие фильтры) выбрать тип фильтра и нажать кнопку New (Создать).

В поле Name (Имя) вводится название фильтра. Флажок Show in menu (Показывать в меню) определяет, будет ли название фильтра включено в список, отображаемый в подменю Project ► Filtered for: (Проект ► Фильтр).

В центре диалогового окна находится раздел Filter (Фильтр), в котором определя­ется критерий отбора данных. Поскольку критерий может состоять из несколь­ких условий, для их ввода предназначена таблица, состоящая из нескольких столбцов. Каждая строка таблицы соответствует условию.

Первый столбец, And/Or (И/Или), определяет связь условий внутри критерия: должны ли строки, отбираемые фильтром, соответствовать всем условиям (И) или же достаточно соответствия только некоторым (Или). При наличии в табли­це единственного условия заполнять это поле не нужно.

Во втором столбце, Field Name (Имя поля), определяется, на основании какого поля будет осуществляться фильтрация. Название поля выбирается из списка, в котором представлены все названия полей из «внутренней» таблицы соответст­вующего типа.

Третий столбец, Test (Проверка), содержит логическое условие, например «рав­но». Условие выбирается из списка, причем этот список может содержать раз­ный набор условий в зависимости от типа данных в поле Field Name (Имя поля).

И последний столбец, Value(s) (Значения), определяет, с каким значением при проверке условия сравниваются данные из столбца Field Name (Имя поля). В каче­стве значений могут выступать как произвольные величины, вводимые вручную, так и значения других столбцов таблицы.

Рисунок 28 - Диалоговое окно редактирования свойств фильтра

Чтобы вставить строку в таблице между существующими строками, нужно уста­новить курсор на ту строку, над которой необходимо вставить новую, и нажать

Флажок Show related summary rows (Показывать связанные суммарные строки) опре­деляет, будут ли при фильтрации отображаться только задачи, соответствующие условиям (в таком случае не прослеживается структура плана проекта), или же вместе с задачами будут отображаться и названия фаз, в которые эти задачи включены.

Фильтр, как и таблицу, можно создать на основе существующего фильтра. Для этого нужно выбрать команду меню Project ► Filtered for ► More Filters (Проект ► Фильтр ► Другие фильтры) и выделить в списке исходный фильтр, а затем на­жать кнопку Сору (Копировать). Новый фильтр можно отредактировать с помощью уже известных приемов и со­хранить, нажав кнопку ОК.

ГРУППИРОВКА

Задачи при составлении плана проекта группируются внутри фаз, к которым они относятся, ресурсы же не сгруппированы никак и представлены просто в виде списка. Очень часто в процессе работы требуется сгруппировать задачи или ре­сурсы иным способом. Для этого и предназначены команды группировки.

Набор настроек параметров группировки называется группой. Работа с командами группировки осуществляется через подменю Project ► Group by: (Проект ► Группировка). В нем (рисунок 31) приводится список групп, доступных для открытой в представлении таблицы, и содержатся дополнитель­ные команды для работы с полным списком групп MS Project.

Рисунок 31 - Меню для работы с командами группировки

Алгоритм группировки работает довольно просто. Сначала отби­раются все возможные значения в столбце, по которому осуществляется группи­ровка. Затем на основании того, какое значе­ние строка имеет в этом столбце, она присоединяется к той или иной группе. Группы отделяются друг от друга строками, выделенными цветом, и в этих стро­ках указывается значение выбранного столбца для данной группы, в нашем слу­чае это Yes (Да) или No (Нет).

После включения группировки название выбранной группы отображается в под­меню Project ► Group by: (Проект ► Группировка). Например, в нашем случае пункт Group by: (Группировка) примет вид Group by: Critical (Группировка: Критические за­дачи). Для отключения группировки в подменю Project ► Group by: (Проект ► Груп­пировка) нужно выбрать пункт No Group (Нет группы).

Группировать данные можно как с помощью предопределенных групп, так и произвольно, самостоятельно выбирая параметры группировки. Для этого существует диалоговое окно Customize Group By (Настройка группировки), вызываемое с по­мощью соответствующего пункта (рисунок 31) в подменю Project ► Group by: (Проект ► Группировка). Это диалоговое окно (рисунок 32) позволяет за­дать собственные параметры группировки (если в момент вызова диалогового окна был выбран пункт No Group (Нет группы)) либо отредактировать параметры группы, выбранной в момент его вызова.

Рисунок 32 – Диалоговое окно настройки параметров группировки

Основной элемент этого диалогового окна — таблица в верхней части, опреде­ляющая поля, по которым будет проводиться группировка. В столбце Field Name (Имя поля) указывается имя поля, по которому будет осуществляться группиров­ка, а в столбце Order (Порядок) — как будут расположены группы: по возрастанию значений (Ascending) или по убыванию (Descending).

Поле Field Type (Тип поля) заполняется автоматически и его значение несет ин­формацию о том, к ресурсу (Resource) или задаче (Task) относится поле. Это сде­лано для того, чтобы различать поля с одинаковыми именами из разных «внут­ренних» таблиц.

В MS Project возможно осуществлять вложенную группировку, когда внутри одной группы может быть несколько других. В этом случае при задании полей группировки поля, расположенные в таблице выше, будут соответствовать груп­пам верхнего уровня, содержащим группы, созданные на основе расположенных ниже в таблице полей.

В некоторых представлениях, в таблице вместе с задачами отображаются назначения, то есть указываются назначенные на испол­нение задачи сотрудники. В таких таблицах данные по умолчанию группируются по задачам, но можно группировать и по назначениям. Для этого нужно устано­вить флажок Group assignments, not tasks (Группировать назначения, а не задачи).

Для группировки с использованием интервалов вернитесь в диалоговое окно настройки параметров группировки через подменю Project ► Group by: ► Customize Group By (Проект ► Группировка ► Настройка группировки). Поля диалогового окна будут заполнены в соответствии с текущими параметрами группировки (рисунок 32). Нажмите кнопку Define Group Intervals (Определить интервалы группиров­ки), после чего откроется диалоговое окно определения интервала группировки (рисунок 33).

В первой строке диалогового окна указывается имя поля, для которого опреде­ляется интервал. Это сделано потому, что для разных групп (в том числе вло­женных) может быть задан разный интервал.

С помощью раскрывающегося списка Group on (Группировать по) можно выбрать, будут ли использованы для группировки все значения из столбца группировки или они будут объединены в интервалы. По умолчанию выбран пункт Each Value (По каждому значению), что соответствует группировке без интервалов. Для вклю­чения группировки с интервалами нужно выбрать в этом списке любой другой пункт.

Рисунок 33 - Диалоговое окно определения интервала группировки

Другие пункты этого списка служат для выбора единицы измерения интервала. Поскольку длительность определяется временем, то единицами измерения могут служить минуты, часы, дни, недели и месяцы. Счетчик Start at (Начиная с) определяет, с какого значения начинается отсчет интер­валов. Поскольку задачи с длительностью в 0 дней являются вехами (Milestones), то их стоит собрать в отдельной группе. Соответственно, начните отсчет ин­тервалов с 1 дня.

В счетчике (Интервал группировки) указывается значение интервала. Укажите здесь 5, как было запланировано. Нажмите кнопку ОК и, вернувшись в диа­логовое окно определения параметров группировки, снова нажмите кнопку ОК. Теперь таблица сгруппирована по-новому.

Создайте вложенные группы, например внутри групп задач с разными длительностями создайте группы задач с разными стоимостями.

Для этого вернитесь в диалоговое окно настройки параметров группировки через подменю Project ► Group by: ► Customize Group By (Проект ► Группировка ► Настройка группировки). В таблицу с полями сортировки добавьте поле Cost (Затраты) и сразу определите интервал для этих групп, например, в 100 р (рисунок 34).

Рисунок 34 - Создание интервала для поля Затраты

Обратите внимание, что для числового поля в списке Group on (Группировать по) не надо выбирать единицу измерения.

Группы должны быть выделены на экране цветом, причем цвет заголовка вло­женной группы должен отличаться от цвета заголовка группы верхнего уровня. MS Project автоматически подбирает цвета при создании новой группы, и они отображаются при выделении столбца группировки в таблице. Когда курсор сто­ит на соответствующей строке, поля настройки шрифта, цвета и узора для груп­пы приобретают соответствующие значения.

Если стандартные параметры оформления не подходят, их можно отредак­тировать. Для изменения шрифта заголовка группы служит кнопка Font (Шрифт), цвет фона и узор определяются параметрами в раскрывающихся списках. После завершения настройки параметров нажмите кнопку ОК и вернитесь в таблицу.

Теперь группы задач с определенной длительностью разбиты на подгруппы с определенным диапазоном стоимости.

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ГРУПП

Самый простой путь создать собственную группу для последующего использова­ния — сохранить параметры группировки, настроенные описанным в предыду­щем разделе способом.

Для сохранения группы на основе настроенных параметров нужно открыть диало­говое окно настройки параметров группировки с помощью команды меню (Проект ► Группировка ► Настройка группировки), а за­тем нажать в нем кнопку Save (Сохранить). В открывшемся окне (рисунок 35) нужно указать название новой группы и определить, будет ли оно отображаться в под­меню: (Проект ► Группировка), установив или сбросив флажок Show in menu (Показывать в меню).После того как будет нажата кнопка 0К, группа будет сохранена и данные в табли­це можно будет группировать в соответствии с настройками ее параметров.

Для создания группы на основе существующей нужно выбрать команду меню: (Проект ► Группировка), затем перейти в режим настройки пара­метров группировки с помощью команды меню Project ► Group by: ► Customize Group By (Проект ► Группировка ► Настройка группировки) и далее сохранить изменения.

Для редактирования группы нужно открыть диалоговое окно со списком всех групп (рисунок 36) командой Project ► Group by: ► More Groups (Проект ► Группировка ► Другие группы), выбрать нужную группу и нажать кнопку Edit (Изменить).

Рисунок 36 – Диалоговое окно со списком групп

После этого откроется диалоговое окно определения параметров группы (рисунок 37), представляющее собой расширенную версию окна определения парамет­ров группировки.

Рисунок 37 - Диалоговое окно определения параметров группы

Диалоговое окно редактирования свойств группы отличается наличием поля для редактирования названия группы (Name) и флажка Show in menu (Показывать в ме­ню), определяющего, будет ли группа отображаться в подменю Project ► Group by: (Проект ► Группировка).

Все рассмотренные методы отбора и упорядочивания данных в таблицах MS Project можно сочетать друг с другом. Например, можно одновременно приме­нить фильтр и группировку — в таком случае в группы будут включены только данные, соответствующие фильтру.

Применение сортировки вместе с группировкой возможно, но сортировка может изменить только порядок строк внутри групп (порядок сортировки групп опре­деляется в параметрах группировки). Команды сортировки, группировки и фильтрации составляют мощный меха­низм, позволяющий отбирать наиболее нужную информацию и представлять ее в удобном виде.

ДИАГРАММА ГАНТА

Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в про­ектном файле информации. Диаграмма Ганта — это один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами.

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта (1861-1919), соратника «отца на­учного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915). Гант изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (завершающих задач, или вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Ганта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добав­лены линии связи между задачами.

Все элементы диаграммы Ганта MS Project являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, содержат все три элемента. Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи – только из начальной точки.

Рисунок 1 – Основные элементы диаграммы Ганта

В MS Project диаграмма Ганта (Gantt Chart) является основным средством ви­зуализации плана проекта. Эта диаграмма представляет собой график, на кото­ром по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен спи­сок задач. При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорциональна длительности задач. При наведении мыши на любой элемент диаграммы отображается всплывающая подсказка.

Рисунок 2 – Диаграмма Ганта в MS Project

На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация. Ее со­став определяется настройками диаграммы, и в MS Project входят несколько за­ранее настроенных версий диаграммы Ганта, на которых рядом с отрезками ото­бражается различная информация.

Может получиться так, что вам понадобится изменить стандартную диаграмму Ганта или ее версию. В этом случае нужно воспользоваться возможностями форматирования диаграммы.