Организация конфиденциального делопроизводства

При работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, следует со­блюдать определенные правила. Это дает гарантии надежной охраны коммерческих информационных ресурсов и ставит заслон на пути утечки информации. Эти правила сводятся к следующе­му:

- строгий контроль (лично или через службу безопасности) за допуском персонала к конфиденциальным документам;

- установление конкретных лиц из руководства и служащих, организующих и контролирующих делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;

- разработка инструкции (памятки) по работе с конфиденциальными документами, ознакомление с нею соответствующих работников;

- контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны;

- введение системы материального и иного стимулирования служащих, имеющих доступ к конфиденциальной информации;

- внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны;

- личный контроль со стороны руководителя, службы безопасности конфиденциального делопроизводства.

Для ведения конфиденциального делопроизводства должны привлекаться сотрудники, прошедшие специальную проверку, и соответствующим образом подго­товленные и обученные.

Помещения, в которых ведется работа с конфиденциальными документами, должны хорошо охраняться, а доступ туда должен быть закрыт для посторонних лиц. Эти помещения должны иметь прочные перекрытия и сте­ны, усиленную металлическую дверь, прочные оконные рамы с двойными стеклами и решеткой, плотные шторы или жалюзи. Хранилище должно быть оборудовано охранной и пожарной сигнализацией и тщательно охраняться силами внутренней охраны. Доступ в хранилище строго ограничен. Не рекомендуется располагать такое помещение на первом и последнем этажах здания. Конфиденциальные документы хранятся в сейфах или несгораемых металлических шкафах с надежными замками и запорами.