Методы эффективной организации телефонных переговоров

Каждый, кто звонит, убежден в важности своего намерения. Однако оно не всегда совпадает с мнением собеседника. Поэтому уже в начале разговора попытайтесь выяснить следующие моменты, которые облегчат рациональное ведение переговоров:

· Кто именно ваш абонент, какие функции выполняет?

· О чем идет речь (например, какое дело у абонента)?

· Насколько срочно и важно дело вашего партнера (сроки исполнения)?

· Когда вы можете перезвонить (когда соберете нужные материалы)?

· По какому номеру вы можете дозвониться до своего партнера (при первом контакте: адрес, номер телефона или телекса, точное написание фамилии)?

Причина, по которой кто-то звонит вам, не должна считаться более важной, чем та, по которой вы не можете оторваться от дела. Никто не рассчитывает на то, что хирург прервет операцию и подойдет к телефону. Никто не попросит к телефону адвоката во время судебного разбирательства или профессора во время лекции. От делового человека также нельзя ожидать, что он всегда готов к ответу, когда звонит телефон.

Отклонение уже состоявшегося телефонного звонка, как и отказ принять уже пришедших посетителей, относится к числу сложнейших проблем общения. Трудно предвидеть причины отказа. Поэтому лучше заранее отгородиться от ненужных звонков или отодвинуть их на другое, удобное для вас время.