Технология контроля исполнения документов и поручений

Контроль исполнения конфиденциальных документов включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Учитывая сложный и неординарный характер функции контроля исполнения документов и поручений, ее в предметном плане можно условно разделить на два неразрывно связанных компонента: контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов и контроль сроков исполнения этих решений. Такое деление является условным и служит лишь целям изучения объекта исследования, его регламентации и совершенствования,

Контроль фактического исполнения документовпо существу затронутых в них вопросов осуществляют: руководитель фирмы, его заместители, руководители структурных подразделений и другие должностные лица. Эту работу они ведут лично или с помощью уполномоченных ими сотрудников, например помощников, референтов, экспертов, советников, кураторов и других лиц.

Контроль сроков исполнения документов (сроковый контроль) является обеспечивающей, информационной частью фактического контроля и сосредоточивается в службе КД.

Основные задачи системы срокового контроля за исполнением документов:

• запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить о них до окончания реального выполнения;

• формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям;

• корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;

• информировать руководителей, специалистов (исполнителей) и сотрудников службы КД о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;

• напоминать (сигнализировать) руководителям и исполнителям о наличии неисполненных документов и поручений;

• фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

• анализировать уровень исполнительской дисциплины в фирме в целом, по структурным подразделения, специалистам, видам документов и другим аспектам. Контроль исполнения документов включает в себя две обязательные составные части: предупредительный контроль и контроль последующий.

Предупредительный (текущий, оперативный) контроль оказывает активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнализирования руководителям и исполнителям о приближении срока окончания работы над документом. Ведется в течение всего периода исполнения документа. Всегда носит индивидуальный характер по отношению к документу, поручению, заданию и охватывает массив, как правило, наиболее важных документов.

Последующий (итоговый, сплошной} контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях фирмы и по исполнителям. При отсутствии в фирме предупредительного контроля последующий контроль решает только одну задачу — констатацию факта выполнения или невыполнения того или иного решения, когда сроки его исполнения истекли и исправить создавшееся, часто критическое, положениеуже практически невозможно.

В основе рациональной организации контроля исполнения документов в фирме лежит определение категорий документов, подлежащих контролю, установление сроков их исполнения и правильное построение технологического процесса контроля исполнения, в том числе прямой и обратной связи с исполнителями контролируемых документов.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы.

Предметом контроля в распорядительных, плановых и других подобных документах, решениях коллегиальных органов являются не сами документы, а содержащиеся в них задания. Контролируется процесс ознакомления руководителей и специалистов с документами, предназначенными для использования в работе (приказами, инструкциями и др.) или присланными во временное пользование, для согласования или утверждения.

В деятельности фирм сложилась практика постановки на контроль не всех документов, требующих проверки исполнения, а определенной Группы (категории), т.е. индивидуальный выборочный контроль исполнения, позволяющий наиболее внимательно и технологически четко организовать наблюдение за исполнением наиболее ценных документов и производимых работ. Ставятся на контроль обычно поручения и документы вышестоящих органов управления, распорядительные документы данной фирмы и решения ее коллегиальных органов управления, важнейшие документы других учреждений, плановые, программные документы, графики важнейших работ и т.д.

Любой контролируемый документ всегда должен иметь строго определенный срок исполнения. Срок исполнения документов может быть типовым и индивидуальным.

Типовой срок указывается в перечне документов, подлежащих обязательному контролю. Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов 10—15 дней. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

Индивидуальный срок исполнения документа определяется руководителем и фиксируется в распорядительных пунктах документа или резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте — по заданиям и поручениям. Следует помнить, что срок исполнения — это конечная дата работы над документом. Срок исчисляется в календарных днях.

Срок исполнения всегда должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций с документами, степень загруженности исполнителя, территориальную отдаленность подразделения и другие факторы. В противном случае указанный срок будет носить формальный характер и будет заведомо невыполнимым.

Технологические процедуры контроля исполнения документов организуются таким образом, чтобы в любой момент руководители фирмы и сотрудники службы КД имели полную и достоверную информацию о ходе исполнения каждого контролируемого конфиденциального документа без обращения к самому документу или исполнителю.

В основе построения технологических процедур контроля исполнения документов лежит применяемая в фирме система учета конфиденциальных документов и ведения справочно-информационного банка данных по документам.

В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.