Формирование и оформление дел

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается.

В процессе формирования и хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут получить реальный характер в результате:

• получения сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (из-за неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);

• утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (из-за плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);

• утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмены документов, отдельных листов;

• ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

• доступа к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнения требований инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры: оформление дела при его заведении; оформление дела при его формировании;

оформление дела (тома) при его закрытии; выдача законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

• оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

• оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

• оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помешается в конверте на внутренней стороне обложки);

• подшивка в дело чистых листов (бланков) внутреннейописи документов;

• внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Датой заведения дела является дата поступления первого документа на подшивку в дело. Обложка конфиденциального дела оформляется в соответствии с общими правилами. Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. В целях затруднения поиска дел посторонним лицом заголовок дела на обложке может не указываться, ставится только индекс дела по номенклатуре.

Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяется сохранность документов и их комплектность.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, оформление лицевой стороны которых аналогично оформлению традиционного дела. В футляр вкладываются: список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе.

Особенностями процедуры оформления дела приего формировании являются:

• проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

• внесение данных о подшиваемых документахво внутреннюю опись дела;

• нумерация листов документа в деле;

• при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;

• подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

• внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

• проверка правильности подшивки документа;

• возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности. В дело включаются только исполненные конфиденциальные документы одного календарного года в комплекте с приложениями и всеми материалами, инициировавшими и сопровождавшими процесс исполнения документа. Копии формируются в отдельное дело. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Запрещается подшивать в одно дело конфиденциальные и открытые документы. Каждый том дела имеет самостоятельную нумерацию листов. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, не затрагивая текст документа. Не допускается открывать очередной том дела до закрытия предыдущего. Ошибки в нумерации листов оговариваются в описи и заверительной надписи. Исправления, вносимые в опись дела, заверяются исполнителем и сотрудником службы КД.

Особенностями процедуры оформлениядела (тома) приего закрытии являются:

• подшивка и оформление заверительного листа — листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

• оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

• опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

• внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

• проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

• при необходимости — внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

• по окончании года — закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

• внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

• при необходимости — внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дата закрытия дела — дата оформления заверительного листа в деле. Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году (периоду).

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенности процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников:

• проверка работником службы КД полномочий исполнителя — наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

• выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

• помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;

• при возврате дела сотрудником — проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

• роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

• помещение дела и карточки в места хранения.

Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела нумерация листов дела сохраняется, но отсутствие листов отмечается во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Хранение дел с конфиденциальными документамина рабочих местах руководителей и специалистов дольше одного рабочего дня запрещается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хранятся централизованно в службе КД в условиях, исключающихих хищение, уничтожение или несанкционированный доступ посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

Дела в службе КД хранятся в сейфах (металлических шкафах), которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок, а также указана последовательность эвакуации дел при экстремальных ситуациях. Дела, как правило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном положении.

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.

Следовательно, технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.