2015-04-30
8363
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дела - это комплекс работ по:
· его переучету,
· подшивке,
· нумерации листов,
· составлению заверительной надписи,
· составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов,
· внесению уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и, соответственно, сроков их хранения, может быть частичным или полным.
Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, например, в скоросшивателях; в них может не производиться пересистематизация документов внутри дел; листы не нумеруются; заверительные надписи не составляются; сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
Дела постоянного и долговременного хранения, свыше 10 лет, подлежат полному оформлению. Должны быть полностью оформлены также дела конфиденциальные и по личному составу.
Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.
Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных, пленочных, магнитных и др.), то для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.
Оформление таких дел включает:
· переплет или подшивку дела,
· нумерацию листов в деле,
· составление заверительной надписи (листа-заверителя),
· составление внутренней описи дела,
· оформление всех реквизитов обложки.
