Назначение процедур

Процедура помогает узнать «Кто что делает?» и «Что делается?»

по отношению к точной цели. Для этого процедура должна включать определенно выраженное имя (или название). Например, «Оценить по­ставщиков», «Зарегистрировать рекламации заказчиков», «Подготовить договор», «Спланировать партию»...

Чтобы определить участников, которые должны быть задействованы в процедуре, а также выполняемые действия, необходимо определить ее протяженность (или ее периметр), то, что мы называем ее «Предме­том» и ее «Областью применения». Соблюдение предмета и облас­ти применения помогает избежать излишеств (сюжеты, обрабатывае­мые в разных процедурах) и улучшает читаемость документа.

Процедура никогда не применяется спонтанно. Значит нужно определить элемент, который ее запускает. Это может быть первоначальный факт (на­пример, заказ клиента) или другая процедура. Это может быть «конец» (до­ставка клиенту) или запуск другой процедуры.

Наконец, достаточно уточнить, когда это необходимо, инструменты (ма­териалы или документы), которые помогают выполнить действие, так­же как и ответственность, предписанную участникам процедуры (гло­бальная или контекстуальная ответственность).

В следующих главах мы рассмотрим с одной стороны этапы создания, а с другой — соблюдаемые правила для описания процедур. Важно уточ­нить, что на уровне анализа, процедура обязательно должна отвечать трем правилам структурирования (см. параграф 4.3.2.):

- процедура включает всегда несколько участников,

- отображаются только основные средства (материалы, инструменты и документы),

104 Описание процедуры (Уровень 2) 105

- действия, присутствующие в процедуре, соединяются хронологи-чески (сверху вниз).

Чтобы описать процедуру, нужно рассуждать об области применения и ее назначении, не стараясь быть исчерпывающим. Только важные и не­обходимые свойства должны быть изображены в графической форме (прямоугольник Действие). Нужно сказать главное, чтобы уменьшить риски и в то же время быть понятым. Цель - составлять лаконичные, хорошо понятные, а значит применяемые процедуры.

Здесь стоит предостеречь разработчика процедуры от опасности из­лишнего упрощения: не стремиться к исчерпанности не значит, что надо скрывать важные аспекты процедуры - надо изображать графически только фундаментальные действия. Затем будет возможно «детализи­ровать» эти действия с помощью комментариев или создания рабочих инструкций (уровень 3), которые уточнят все элементарные операции, применяемые для данного действия.