Организационные процедуры находятся на втором уровне пирамиды Калиграмм.
Они позволяют ответить па вопросы «Кто что делает?» и «Что делается?».
Этот уровень составления обеспечивает переход между предполагаемыми конечными целями предприятия (целями) так, как они описаны в первом уровне пирамиды Калиграмм, и подробным операционным аспектом в третьем уровне.
Организационная процедура отвечает строгим правилам Структурирования:
- Она включает всегда несколько участников (максимум 6!),
- Она упоминает основные средства (материалы, документы),
- Она требует хронологии в выполнении команд, которые ее составляют, а также правилам составления:
- Процедура не выходит за размеры формата А4,
- Участники никогда не содержат имени конкретного человека,
- Процедура состоит из 10 команд максимум,
- Процедура содержит минимум 5 команд,
- Запись команды никогда не содержит союза «И»,
- Запись команды содержит максимум 5 слов,
- Запись команды всегда содержит глагол в инфинитиве.,
|
|
- Команда обладает, по крайней мере, одной входящей и одной выходящей информацией,
- Выходящая информация должна обладать добавленной ценностью по сравнению с входящей информацией,
- Информационные стрелки всегда содержат информацию,
- Запись информации никогда не содержит глагола,
- Каждая команда должна быть проверена анкетой,
- Информационные стрелки не должны перекрещиваться,
- Форма «Инструмент» всегда связана с командой и никогда с информационной стрелкой.
Описание рабочих
инструкций (Уровень 3)
Рабочие инструкции (способы действия, протоколы...) находятся на 3 уровне пирамиды Калиграмм. Они являются результатом организационных процедур и расчленены на элементарные операции с единственной обязанностью.
Речь идет об описании ноу-хау, которым нужно уметь управлять, чтобы обеспечить качество, безопасность товара или услуги. Инструкции должны помогать устранять дисфункции и предупреждать "некачественность".
Инструкция позволяет:
- Осуществлять самоконтроль (качества, безопасности, гигиены, окружающей среды).
- Управлять выполнением трудных задач.
- Детализировать все инструменты или документы, необходимые для выполнения команды.
140 Описание процедуры (Уровень 3) 141
- Включить план самоконтроля и ясно обозначенные корректирующие
действия.
Каждый график этого уровня составления:
- Повторяет заголовок команды, присутствующей в организационной
процедуре.
- Определяет совокупность операций, самоконтроля, документов, ин
струментов и данных, связанных с выполнением команды.
Таким образом, мы получаем синтетический документ, который включает совокупность требований к качеству в логическом, читаемом и применяемом ходе процедуры.
|
|
Главный элемент, который должен направлять составителя во время создания рабочей команды, основан на обозначении риска или области особого внимания, исполняемом на уровне некоторых элементарных операций рабочей инструкции.
Действительно, рабочая инструкция, не содержащая представляющих риск операций, не требует обязательного описания. В этом случае бывает достаточно человеческой компетенции.