Этапы составления рабочей инструкции

Проанализировав задание или деятельность, необходимо их описать. В этой главе мы увидим, как составить рабочую инструкцию. Для этого мы рассмотрим конкретный случай, исследуя шаг за шагом последова­тельную разработку ее описания.

Затем мы резюмируем в параграфах 7.4., 7.5. и 7.6. соответственно основные правила, которые обеспечивают эффективное составление, использование графического словаря и необходимого синтаксиса.

Чтобы проиллюстрировать последовательность разработки, мы подробно рассмотрим рабочую инструкию для команды "Анализировать", выпол­няемую участником "Коммерческий отдел" в процедуре "Обработать заказы", изученной в главе 6.

Эта задача осуществляется следующим образом:

Когда коммерческий отдел получает от секретаря карточку, относящуюся к заказу клиента, он проверяет всю информацию (имя клиента, его номер, дату обращения и предмет заказа), потом проводит обзорное исследование его заказов в компью­терной программе коммерческого управления. Если коммерчес­кому отделу не достаточно предоставленных сведений на пере­данной секретарем карточке или если он нуждается в дополни­тельной информации, он непосредственно устанавливает кон­такт с клиентом для ее получения.

Если клиент не занесен в базу данных, коммерческий отдел со­здает новую карточку клиента, в противном случае он сразу переходит к анализу заказа.

Для этого он изучает похожие заказы других клиентов, катало-

ги товаров, имеющихся в наличии на предприятии, и каталоги конкурирующих товаров.

После этого исследования он определяет, может ли заказ кли­ента быть удовлетворен товаром по каталогу, или необходимо провести отдельное исследование. В первом случае он непос­редственно составляет письменно ответ клиенту и передает его секретарю. Во втором случае он письменно дополняет кар­точку заказа элементами своего анализа и передает ее началь­нику коммерческого отдела.