Створення запиту за допомогою команди запрос НА выборку

Основний інструментарій створення запитів в Access – використання команди ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ. При реалізації такого запиту вибираються відповідні записи з бази даних і виводяться на екран результати, що відповідають умовам запиту.

Команда ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ характеризується таким чином:

- пропонує широкий вибір корисних інструментів;

- при опрацюванні запиту може використовувати дані з декількох таблиць;

- включає елемент налаштування ВЫВОД НА ЭКРАН, який вказує Access, які поля повинні бути включеними в таблицю-результат. При цьому ступінь таблиці-результату визначається кількістю критеріїв пошуку інформації в базі даних, що означені в запиті;

- можливість зміни порядку розташування полів у таблиці-результаті, при цьому вихідна таблиця залишається незмінною;

- можливість визначення кількості записів у результаті реалізації запиту завдяки опції НАБОР ЗНАЧЕНИЙ, що розташована на панелі інструментів.

Для створення запиту потрібно виконати такі дії:

1. Відкрити базу даних, у якій потрібно створити запит.

2. Вибрати вкладку ЗАПРОСЫ, що розташована в лівій частині вікна. На екрані з'явиться список усіх наявних запитів і додаткові елементи для їх створення.

3. Визначитись з критеріями пошуку та структурою таблиці-результату опрацювання інформації бази даних.

4. Активізувати команду СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА в режимі КОНСТРУКТОР. Зовнішній вигляд екрана зміниться, з’явиться два вікна: порожній бланк діалогового вікна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ і вікно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

5. Задати ім’я таблиці, до якої потрібно створити запит, й підтвердити свій вибір командою ДОБАВИТЬ. У верхній частині вікна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ з'явиться невелике вікно з переліком всіх полів вибраної таблиці (рис. 4.70).

Рисунок 4.70 – Діалогове вікно ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ

6. Вибрати ім'я поля із списку, що розкривається. Access автоматично поміщає ім'я таблиці в поле ТАБЛИЦА і припускає, що необхідно включити це поле в таблицю-результат (у полі ВЫВОД НА ЭКРАН з'явиться прапорець). Задопомогою смуги прокручування можна переглянути весь список полів, що знаходяться в таблиці. Якщо двічі натиснути на імені поля, що використовується при створенні запиту, Access помістить це поле в таблицю запиту.

7. Для того, щоб закрити вікно, потрібно вибрати команду ЗАКРЫТЬ.

Для кожного обраного поля таблиці бази даних вводять відповідну умову. У ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ використовуються оператори опрацювання даних, наведені в таблиці 4.4, а завдяки додатковим умовам ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ підтримує і спеціальні оператори в полі УСЛОВИЕ ОТБОРА. Крім того, підтримується можливість створення багатокритеріальних запитів через поле ИЛИ за аналогією з командою ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР (рис. 4.71).

Таблиця 4.4 – Оператори команди ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ для завдання умов пошуку

Назва	Оператор	Значення оператора
Дорівнює	(опуска-ється)	Цей оператор шукає тільки ті записи, значення яких точно відповідають введеній умові. Наприклад, для перегляду всіх операцій, зроблених клієнтом під номером 37, вводять 37 у поле КРИТЕРИЙ
Менше ніж	<	При виконанні цього оператора виводяться всі значення менше введеної умови. Наприклад, якщо в поле ЦІНА ввести умову <30, то будуть знайдені всі ціни нижчі значення 30.
Більше ніж	>	Цей оператор використовується для пошуку всіх значень, більших заданого. Наприклад, якщо в поле ЦІНА ввести умову >30, то будуть знайдені всі ціни, значення яких більші 30.
Більше чи дорівнює	>=	Аналогічний оператору більше ніж, але включає також значення, зазначене в критерії.
Менше чи дорівнює	<=	Аналогічний оператору менше ніж, але включає також значення, зазначене в критерії.
Не дорівнює	<>	Цей оператор шукає всі записи, значення яких не відповідають заданому числу.

Для виведення результату виконання запиту потрібно вибрати командуЗАПУСК. Якщо виконаний запит задовольняє всі умови користувача, результат опрацювання інформації зберігають за допомогою команди СОХРАНИТЬ, що розташована на панелі інструментів, а сам запит може бути збереженим під присвоєним йому іменем у вкладці ЗАПРОСЫ, яка розташована у вікні бази даних.

Рисунок 4.71 – Приклад використання поля ИЛИ в багатокритеріальних запитах

Сортування результатів, отриманих після виконання запитів

В арсеналі Access є інструмент для проведення сортування результатів, отриманих після виконання запитів. Єдиним недоліком є те, що Access автоматично сортує отримані результати зліва направо. При цьому стовпець, що розташований лівіше, автоматично сортується як базовий, а всі інші поля відіграють допоміжну роль. Отже, якщо сортування виконується за кількома критеріями, потрібно переміщати поля таблиці, в якій виконується сортування, відповідним чином.

Для зміни місця розташування стовпця в таблиці, його виділяють і переміщають до нового місця, що вибирається за допомогою покажчика.

Створення запиту за допомогою МАСТЕРа ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ

Як і всі вбудовані майстри Access, МАСТЕР ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ потребує відзначити поля для опрацювання і ввести умову вибору даних.

При використанні МАСТЕРа ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ для створення запиту необхідно виконати такі дії.

1. Активізувати вкладку ЗАПРОСЫ, розташовану під панеллю ОБЪЕКТЫ в лівій частині вікна СУБД Access.

2. Вибрати опцію СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА. На екрані з'явиться діалогове вікно СОЗДАНИЕ ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ (рис. 4.72).

3. Зі списку ТАБЛИЦЫ И ЗАПРОСЫ вибрати імена таблиць і запитів, які потрібно опрацювати для реалізації запиту, що створюється. Після того, як буде обрана потрібна таблиця, у вікні ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ з'являться імена полів, що використовуються в обраній таблиці.

Рисунок 4.72 – Діалогове вікно МАСТЕР ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ

4. Для того, щоб перемістити потрібні поля у вікно ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ для опрацювання запиту, потрібно їх виділити і натиснути кнопку “>” (рис. 4.73). Якщо необхідно використати всі поля таблиці бази даних, слід натиснути кнопку “>>”.

Рисунок 4.73 – Вибір імен полів таблиці бази даних для опрацювання в простому запиті

5. Для відмови від врахування в запиті будь-якого обраного поля, його потрібно виділити у вікні ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ і перемістити назад у вікно ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ за допомогою кнопки “<”. Відповідно для видалення вікна ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ всіх обраних полів слід використати кнопку “<<”.

6. Вибрати вид звіту за результатами реалізації запиту - ПОДРОБНЫЙ ОТЧЕТ (виведення кожного поля кожного запису) чи ИТОГОВЫЙ (автоматично підраховує підсумкові значення таблиці) (рис. 4.74).

Рисунок 4.74 – Приклад вибору виду звіту

Якщо при цьому необхідно виконати налаштування підсумкового запиту, слід викликати діалогове вікно ИТОГИ, що показане на рисунку 4.75, й установити потрібні опції з подальшим їх підтвердженням кнопкою ОК.

Рисунок 4.75 – Діалогове вікно опцій підсумкового запиту

7. Задати ім'я створеного запиту (рис. 4.76).

Рисунок 4.76 – Кінцевий етап налаштування створеного простого запиту

8. За пропозицією МАСТЕРа ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ при необхідності переглянути створений запит в режимі таблиці. Якщо виникла необхідність внести зміни у створений запит, це нескладно виконати за допомогою опції ИЗМЕНИТЬ МАКЕТ ЗАПРОСА, що запропонує створити новий запит за розглянутим вище алгоритмом.

9. Access при необхідності надає довідку з використанням файлу підказок, що містить пояснення про налаштування запиту, за допомогою опції ВЫВЕСТИ СПРАВКУ ПО РАБОТЕ С ЗАПРОСОМ.

10. Підтвердити налаштування для створення простого запиту кнопкою ГОТОВО.

5 БАГАТОТАБЛИЧНІ ЗАПИТИ ДО БАЗИ ДАНИХ

Іноді для одержання вичерпної інформації, потрібно проводити її пошук за декількома таблицями бази даних.

Access створює та маніпулює з реляційними базами даних, що структурно являють собою пов'язані таблиці, і дозволяє опрацьовувати в рамках одного запиту дві і більше таблиць.

В більшості випадків багатотабличні запити реалізуються, як і запити, створені для однієї таблиці, саме тому, що Access підтримує зв'язки між таблицями бази даних. Такі зв'язки створюються при проектуванні бази даних введенням в її структурні одиниці (таблиці) ключових полів і використовуються при побудові багатотабличних запитів (рис. 4.77).

Перед тим як створювати багатотабличні запити, важливо проаналізувати як взаємодіють таблиці в базі даних та як пов’язані поля її таблиць.

Рисунок 4.77 – Приклад пов’язаних ключовим полем таблиць бази даних

Створення багатотабличного запиту за допомогою МАСТЕРА ПРОСТЫХ ЗАПРО СОВ

Загальний алгоритм створення багатотабличного запиту за допомогою МАСТЕРа ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ не відрізняється від алгоритму створення простого запиту.

Оскільки при створенні багатотабличного запиту передбачається опрацювання двох і більше пов’язаних таблиць бази даних, після того, як завершиться вибір полів з однієї таблиці, аналогічно повторюють вищезгадані процедури для іншої таблиці, що планується аналізувати при реалізації запиту.

В результаті формується список полів у вікні ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ. Якщо в запит були включені поля двох непов'язаних таблиць, ПОМОЩНИК Access звернить увагу проектувальника запиту, що таблиці повинні бути пов’язані. В такому випадку потрібно пов’язати таблиці бази даних у вікні СХЕМА ДАННЫХ, що стає активним після врахування зауваження помічника (кнопка ОК), та знову повернутися до МАСТЕРа ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ, щоб створити багатотабличний запит.

Створення багатотабличного запиту за допомогою КОНСТРУКТОРА

Для створення багатотабличного запиту за допомогою КОНСТРУКТОРа необхідно виконати такі дії:

1. У вікні бази даних обрати вкладку ЗАПРОСЫ, що розташована під панеллю ОБЪЕКТЫ в лівій частині вікна. На екрані з'явиться список всіх запитів, готових до виконання. Перш ніж приступати до створення багатотабличного запиту, слід переконатись, що таблиці бази даних пов’язані між собою. Якщо це не так, слід повернутися у вікно бази даних і пов’язати її таблиці у вікні СХЕМА ДАННЫХ, що розташована на панелі інструментів.

2. Вибрати опцію СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРа. На екрані з'явиться діалогове вікно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ, а за ним - порожнє вікно, у якому формується запит.

3. Вибрати ім’я першої таблиці бази даних, яку потрібно опрацювати при реалізації запиту. У головному вікні запиту з'явиться вікно, що містить перелік полів даної таблиці (рис. 4.78).

4. Повторити такі дії для кожної таблиці, що потрібно додати до першої таблиці при створенні багатотабличного запиту, та після завершення закрити діалогове вікно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

Рисунок 4.78 – Приклад вибору таблиці для запиту, що створюється

5. У вікні створюваного багатотабличного запиту між таблицями, що обираються для опрацювання при реалізації запиту, формуються зв’язки (рис. 4.79), що свідчить про розуміння Access, як пов’язати таблиці бази даних.

Рисунок 4.79 – Приклад формування зв’язків між таблицями бази даних, що опрацьовуються при реалізації запиту

6. Якщо зв'язки між таблицями бази даних відсутні, створення запиту потрібно припинити й закрити діалогове вікно запиту.

7. Установити зв’язки між таблицями бази даних у вікні СХЕМА ДАННЫХ та повторити дії за п.п.1-5.

8. Поля таблиць бази даних вибирають в тому порядку, у якому вони повинні з'явитися в таблиці-результаті після виконання запиту.

9. При необхідності поле, що було обране для опрацювання помилково, можна видалити з бланку створюваного запиту за допомогою команд ПРАВКАÞУДАЛИТЬ СТОЛБЦЫ.

Сортування даних при створенні багатотабличного запиту виконується за таким же алгоритмом, як і при створенні простих запитів.

При необхідності відсортувати дані за декількома критеріями, повторюють операцію сортування для кожного поля. При цьому в поле УСЛОВИЕ ОТБОРА для кожного поля вводять умову вибору інформації.

Умова відбору даних при створенні багатотабличного запиту формується за таким же алгоритмом, як і при створенні простих запитів.

Якщо поле таблиці бази даних потрібно опрацювати при реалізації запиту, але в таблиці-результаті воно має бути відсутнім, необхідно зняти відповідний прапорець у полі ВЫВОД НА ЭКРАН.

Після створення та перевірки запит можна зберегти за допомогою таких дій:

- виконати послідовність команд ФАЙЛÞСОХРАНИТЬ;

- у діалоговому вікні СОХРАНЕНИЕ ввести ім'я створеного запиту;

- підтвердити введене ім'я створеного запиту за допомогою кнопки ОК.

Щоб реалізувати створений запит, необхідно вибрати із системного меню команди ЗАПРОСÞЗАПУСК або скористатись командою ЗАПУСК на панелі інструментів.

Якщо в результаті реалізації запиту не була отримана відповідь, слід повернутись в режим КОНСТРУКТОРа для доопрацювання запиту, для чого:

- вибрати з меню команди ВИДÞКОНСТРУКТОР (або команду КОНСТРУКТОР на панелі інструментів);

- внести необхідні зміни у створений запит;

- зберегти запит з урахуванням внесених у нього змін.