Конференция

Конференция — это довольно крупное специальное мероприятие, подготовка к которому требует много времени. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Ее цель — обсуждение и решение различных проблем. Иногда обсуждаемые на конференции темы имеют большую значимость, и тогда с докладами на ней выступают известные люди — руководители государственных структур, ученые, общественные деятели и т.д. Такие конференции широко освещаются в СМИ.

Во время конференции могут проходить отдельные мероприятия, например тематические заседания с участием узкого круга специалистов, телемосты, "круглые столы" и т.д.

Важно тщательно подготовить программу конференции, где будут указаны докладчики, время их выступлений, начало отдельных мероприятий в рамках конференции, номера соответствующих залов, время кофе-брейков и т.д. Такую программу необходимо разослать зарегистрировавшимся участникам.

Обычно процесс организации конференции состоит из трех блоков:

° работа с участниками,
° работа со СМИ,
° административная часть (поиск помещения, его техническая подготовка, организация буфета, достаточного количества мест, установка указателей, табличек, выбор ведущего и т.д.).

Работа с участниками конференции начинается с рассылки анонсирующих приглашений потенциальным докладчикам, где указываются темы, цели, примерная программа, основные докладчики, место проведения, условия участия. Кроме того, следует приложить список тем для докладов, на случай если у потенциального участника возникнут трудности с выбором темы. Затем оргкомитет конференции отбирает заявки с участниками и темами их докладов и окончательно формирует программу с точностью до минуты. Во время работы конференции необходимо обеспечивать участников информационными материалами, например основными тезисами докладов или справками о докладчиках и т.п. Для этих целей можно выделить отдельное помещение.

Представителям СМИ также необходимо разослать анонсирующий пресс-релиз с указанием телефона для аккредитации. Важно обеспечить хорошие условия для работы журналистов организовать пресс-центр, подготовить пресс-кит, содержащий всю необходимую информацию (тему, цели и задачи конференции, список докладчиков и участников, программу, тезисы докладов и т.п.). Пресс-центр должен быть хорошо оснащен технически, с тем чтобы журналист мог оперативно освещать работу конференции и передавать материал в редакцию. Также следует подготовить персонал для работы с представителями СМИ, например для помощи в организации интервью с участником конференции.

В последнее время большое распространение получили конференции с использованием современных средств коммуникации. Например, теле- и видеоконференции, конференции с помощью сети Интернет. Такие конференции требуют меньше затрат, но их масштабы ограничены. Поэтому такие конференции проводят при необходимости оперативно обсудить и решить обозначенные вопросы.