Работа с книгами

В процессе работы над книгой выполняются следующие основные действия: открытие, создание, сохранение, защита и печать. Все команды сосредоточены на вкладке Файл.

Настройка печати документа выполняется группой команд Печать на вкладке Файл. Настройка параметров сохранения выполняется в окне Параметры: категория Сохранение. Команду Сохранить как необходимо выполнять сразу после создания книги, независимо от наличия/отсутствия его содержимого. Только в этом случае будут задействованы все механизмы восстановления книги после сбоя.

При открытии книги с активным содержимым (подключениями к данным, макросами и т.д.) появляется Панель сообщений. Известно, что активное содержимое может содержать вирусы и другие угрозы для безопасности, которые могут причинить вред компьютеру или сети организации. Однако если есть основания доверять источнику либо известно, что это активное содержимое безопасно (например, макрос подписан надежным издателем), активное содержимое в книге можно включить. В результате книга будет отмечена как надежная. При повторном открытии файла панель сообщений больше не появится.

Возможность выбрать необходимый способ защиты документа Word предоставляет в окне Сведения (вкладка Файл).

Справочная система Excel вызывается клавишей F1 или кнопкой (?) в правом верхнем углу окна приложения. Раскрывая последовательно нужные пункты Содержание, или используя панель Поиск, можно получить самую достоверную и полную информацию по интересующему вопросу, включая актуальную справку с сайта разработчика.

Для получения справки в открытом окне диалога надо использовать кнопку со знаком вопроса в верхнем правом углу окна. Нажатие по кнопке открывает справку непосредственно по параметрам данного окна. Работа с окнами книг

В Excel можно работать одновременно с несколькими открытыми книгами. Для перемещения между открытыми книгами используется группа команд Окно на вкладке Вид. Для одновременного отображения на экране всех открытых книг используется команда Упорядочить все. Команда Перейти в другое окно выводит список открытых книг.

При сохранении и закрытии книги с помощью команд из меню Файл в этом же файле сохраняются и такие характеристики, как размеры окна, его положение на экране и параметры вывода на экран. При следующем открытии книги его окно будет выглядеть точно так же, как и перед сохранением. Будут даже выделены те ячейки, которые были выделены в момент закрытия.

На вкладке Вид в группе Окно находится команда Сохранить рабочую область. Рабочая область представляет собой список открытых книг Excel, их размеров и положения на экране. Открытие файла рабочей области позволяет восстановить вид экрана, который был сохранен Excel.

Иногда удобно иметь несколько окон, открытых для одной и той же книги. Команда Новое создает новое окно для существующей активной книги. Далее с помощью команды Упорядочить все на экран выводятся оба окна, что создает дополнительные удобства при работе с книгой. Например, изменяя содержимое ячейки в одном окне, можно в другом окне наблюдать изменения в зависимых ячейках.

Если несколько открытых книг загромождают рабочее пространство, то можно с помощью команды Скрыть просто убрать их с экрана. Информация из скрытых книг все равно будет использоваться Excel. Эта команда позволяет спрятать определенную информацию от постороннего взгляда или защитить от случайного изменения. Для вывода на экран скрытого окна выполняется команда Отобразить. Если при закрытии Excel книга была сохранена как скрытая, то при открытии книги ее окно также будет скрытым. Если перед скрытием и сохранением книги назначить пароль, используя команду Защитить книгу, то вывод на экран скрытой книги без знания пароля будет невозможен. Для скрытия выделенных листов книги выполняется команда контекстного меню Скрыть.

Режим защиты книги с помощью паролей устанавливается в диалоговом окне Файл/Сведения/Защитить книгу/Зашифровать паролем. Команда Защитить структуру книги позволяет защищать книги, структуры книг, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения. Если нет необходимости в защите (блокировке) всех ячеек рабочего листа, то необходимо перед установкой защиты книги или листа выделить отдельные ячейки и разблокировать их, используя команду контекстного меню Формат ячеек (на вкладке Защита необходимо снять флажок Защищаемая ячейка).