2015-04-30
234
Организация ведения информационного обеспечения также представляется раздельно по внешнему и внутреннему обеспечению. Этот раздел регламентирует распределение функций между источниками изменений и хранилищами информации и технологию реализации каждой функции.
Организация ведения внешнего информационного обеспечения
В данном пункте необходимо описать технологию учета поступающих изменений, технологию выдачи документов потребителю, технологию ведения информационного фонда и технологию уничтожения устаревших документов.
При описании технологии учета изменений необходимо описать порядок и методы контроля поступающей информации (заполнение - рукописное, машинописное, допустимость исправлений, порядок комплектования и т.п.), порядок учета поступающих документов (форма книги регистрации или структура таблицы БД) (см.рис.14).
| № п/п | Наименование документа | Источник | Количество документов | Возвращено | Подписи | ||
| Передано | Принято | Передал | Принял | ||||
Рис.14. Структура записи в книге регистрации поступления документов.
|
|
|
Дополнительно требуется описание операции микрофильмирования, если это необходимо. При описании этой технологии необходимо представить информацию об используемых технических средствах, технологии выполнения операции с обязательным рассмотрением контрольных периодов.
При описании технологии выдачи документов требуется представить технологический процесс формирования запроса (форма, ее заполнение, а при необходимости и утверждение), технологический процесс поиска требуемых документов и способ (форму) регистрации выданных документов. Также требуется проработка технологического процесса возврата документа: необходимо описать технологический процесс контроля жизненного цикла документов и технологический процесс списания (уничтожения) документов.
