Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.
Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ
Основные правила составления электронной подписи:
1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.
Иногда ради собственного спокойствия письмо отправляется с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»
|
|
По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. Не позднее двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.
Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.
Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.
В деловом мире принято всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вас могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.
|
|
Вопросы для повторения:
1. В чем состоят требования деловой переписки?
2. Назовите основные виды деловой корреспонденции.
3. Назовите основные виды резюме. В чем отличие хронологического и функционального резюме?
4. Какие обязательные сведения должны содержатся в резюме?
5. Перечислите отличительные черты писем по электронной почте.
6. Каковы типичные ошибки телефонного разговора?
7. Что такое смайлики?
8. Каков срок ответа на электронное письмо?
9. Этично ли посылать письмо с уведомлением о прочтении?
Темы рефератов.
1. Правила ведения деловых телефонных переговоров.
2. Основные правила поведения в сети Интернет.
3. Правила деловой переписки.
4. Правила сетикет.
5. Функциональное и хронологическое резюме.