Служебные записки

Деловое общение посредством писем внутри организации исклю­чается. Если какой-либо вопрос, относящийся к деятельности органи­зации, не может быть решен устно, составляется служебная записка на имя того руководителя организации, в чью компетенцию входит разре­шение подобных проблем, или на имя руководителя соответствующего подразделения организации. Такой же порядок применяется, если до руководства необходимо довести служебную информацию, не требую­щую незамедлительного принятия мер.

В некоторых организациях служебная записка может называться докладной запиской. Однако последнее наименование встречается ред­ко, так как оно обязывает излагать текст документа в форме доклада, сужая рамки применения данного документа: докладная записка адре­суется только вышестоящему руководителю (руководители одного уров­ня не могут «докладывать» друг другу).

В российской практике служебные записки направляются от ниже­стоящего руководителя вышестоящему либо, в случае необходимости, от руководителя одного структурного подразделения другим руководи­телям того же уровня. «Сверху вниз» служебные записки направлять не принято: начальник объявляет подчиненным о своих решениях, нала­гая резолюции на адресованные ему документы или издавая приказы, распоряжения, указания (в пределах своей компетенции). Возможно, с изменением стиля руководства сфера применения служебных записок расширится и эти документы будут использоваться во всех видах внут-риорганизационных отношений, как в западноевропейских и американ­ских компаниях используются memorandums (memos).

Оформление служебных записок не регламентировано государствен­ными стандартами Российской Федерации, поэтому в некоторых орга­низациях служебные записки принято оформлять так же, как memos в западном делопроизводстве. В этом случае в левом верхнем углу обыч­ного листа указываются адресат, автор сообщения, дата и тема служеб­ной записки:

Кому: От: Дата: Тема:

Однако чаще за основу построения служебной записки берется не memo, представляющее собой упрощенную форму «английского» дело-

вого письма, а «русское» деловое письмо, поэтому ниже рассматривает­ся именно такой вариант оформления данного документа.

Для служебной записки используется особый бланк, на котором от­сутствуют адрес, телефон и другие сведения об организации, обязатель­ные для бланка делового письма, но ненужные для внутреннего доку-мента организации.

На бланке служебной записки указываются наименование органи-зации, название структурного подразделения — автора документа, и вид документа: служебная записка. Под этими реквизитами проставляется черта для даты и номера документа (поскольку служебная записка, в от­личие от письма, не может быть ответом на входящий документ, вторая черта для даты и номера не нужна):

ОАО «Веселые ребята» Управление связей с общественностью