Правило № 2: Первичка и счет-фактура могут быть только оригиналами

Первичный документ может быть только оригиналом. Закон № 402-ФЗ допускает оформление оригинала на бумаге и в электронном виде. Оба варианта равнозначны. Но нельзя подтверждать расходы и вычеты НДС факсовыми копиями.

На факсовом документе не будет подписей (оригинальных или электронных). А списать расходы и заявить вычеты НДС по документам с факсимиле не получится. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).

Правило № 3: Унифицированную первичку надо оставить без изменения

Унифицированные формы (кассовую первичку, транспортные накладные) надо использовать в том виде, в котором они утверждены. При необходимости формы можно дополнить — внести новые строки, добавить графы.

Транспортная накладная должна быть у покупателя, только если он сам заказал и оплатил доставку товаров у стороннего перевозчика. Если товар перевозит продавец, достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12 и товарно-транспортной накладной по форме 1-Т, а если сам покупатель — достаточно только ТОРГ-12 (письмо ФНС России от 21.03.12 № ЕД-4-3/4681@). Хотя обе формы накладных с 2013 года можно заменить собственными фрмами.