Формирование структуры таблицы

Системы управления базами данных. СУБД MS Access

Занятие 9.1.Общие сведения о Microsoft Access

MS Access входит в состав общепризнанного лидера в области офисного ПО пакетa Microsoft Office

MS Access – это система управления реляционными (представленными в виде двухмерных таблиц) базами данных.

Что такое база данных (БД)? В широком смысле этого слова можно сказать, что БД – совокупность сведений (большие массивы данных) о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Например, база данных по металлам и сплавам (металлургия), база данных по видеофильмам (видеотека) и т.п. Такие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называют информационными системами (ИС).

Средствами MS Access вы проводите следующие операции:

1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных.

2. Установление связей между таблицами.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка и выборка данных из таблиц.

4. Создание модификация и использование производных объектов информационных систем, форм, запросов и отчётов.

Запуск программы

Запустите Access либо через главное меню Windows, либо через пиктограмму панели Microsoft Office.

После запуска Access вы увидите окно диалога. Вы можете создать пустую базу данных самостоятельно или воспользоваться мастером, или же открыть ранее созданную базу (рис. 9.1).

Окно Access, как и любое окно Windows имеет заголовок, строку меню, панель инструментов, строку состояния

Создание структуры базы данных, ввод и редактирование данных вывод данных.

Формирование структуры таблицы; ввод и редактирование данных в режиме таблицы; разработка однотабличных пользовательских форм; вывод на печать таблиц и форм; разработка отдельного отчета.

Формирование структуры таблицы

База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

Рис. 9.1

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблицак содержит записи определённого вида, например о студентах, обучающихся в высшем учебном заведении.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: точку(.), восклицательный знак(!), надстрочный символ(‘) и прямые скобки([]). Отметим, что имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы (с кодами ASCII 00 - 31). Старайтесь не включать в имена объектов пробелы. Избегайте слишком длинных имён: такие имена трудно запоминать и на них не удобно ссылаться.

Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчётов (до 255 символов).

Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).

Числовой – при выполнении над данными математических операций.

Денежный – специальное числовое поле используется для операции с деньгами.

Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени.

Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

Логический – может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”.

Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или картинка), созданный другим приложением.