Сортировка данных. Сортировка данных позволяет расположить записи в базе данных в определенном порядке по убыванию или по возрастанию

Сортировка данных позволяет расположить записи в базе данных в определенном порядке по убыванию или по возрастанию.

Excel использует следующий порядок для сортировки по возрастанию:

· числа;

· текст;

· логические значения;

· значения ошибок;

· пустые ячейки.

Сортировка по убыванию располагает данные в порядке, обратном указанному. За исключением пустых ячеек, которые всегда оказываются в конце списка.

После сортировки меняются номера записей в соответствии с новым порядком их следования в списке.

Восстановить прежнее расположение записей в списке после сортировки можно только, если сразу после сортировки щелкнуть по инструменту Отменить.

Для проведения сортировки:

1. сделать текущей одну из ячеек базы данных;

2. выполнить команду Сортировка меню Данные (развернется диалог Сортировка диапазона);

3. в окне Сортировать по набрать имя поля базы данных, по которому будет проведена сортировка и установитеьфлаг По возрастанию или По убыванию;

4. щелкнуть по Ок.

Excel позволяет проводить сложную сортировку для записей, в которых есть совпадающие элементы. Для этого предусмотрены два окна: Затем по и В последнюю очередь по, которые по своей структуре совпадают с окном Сортировать по.

Если в базе данных есть записи, имеющие одинаковые значения в поле, по которому произведена первичная сортировка (порядок первичной сортировки задается в поле Сортировать по), то порядок расположения таких записей можно задать вторичной сортировкой по другому полю, заданному в окне Затем по.

Если же в базе данных есть записи, имеющие одинаковые значения и в поле, по которому произведена вторичная сортировка, то для задания порядка расположения этих записей следует использовать окно В последнюю очередь по.

Пример сложной сортировки базы из таблицы 9.1 представлен в таблице 3.2.

Таблица 3.2.