Лабораторная работа №2. Тема:Создание форм и отчетов средствами СУБД Microsoft Access

1 2 3 4

Тема: Создание форм и отчетов средствами СУБД Microsoft Access

Цель работы: Научиться создавать формы и отчеты с помощью Мастера и Конструктора.

Задание:

1. Создать новую форму Студенты, предназначенную для ввода и просмотра данных о студентах.

2. Создать формы: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость

3. Проверить работу форм (ввести, изменить и удалить около 5 записей в каждой форме).

4. Проверить действие кнопок, форм созданных в режиме конструктора.

5. Сохранить формы, чтобы с ними в дальнейшем можно было работать.

6. Создать главную кнопочную форму.

7. Создать несколько различных отчетов на основе таблицы Студенты.

Рекомендации к выполнению работы:

1.Создание формы Студенты в БД «Деканат» с помощью Мастера:

• В окне БД выбрать вкладку Формы/Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. Выбрать из списка пункт Мастер. Затем в списке " Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос " выбрать имя таблицы Студенты и выполнить щелчок по кнопке ОК. В окне диалога «Создание форм», необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее:

a) В первом окне необходимо выбрать источник данных (из «Таблица и запросы»): Студенты. Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем все Доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, щелкнув на кнопку >>..

b) В новом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец.

c) В появившемся окне осуществляется выбор стиля формы (например, официальный), после чего требуется перейти в последнее окно.

d) В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получите форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты

Окно формы содержит название полей и области отображения данных исходной таблицы. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям. Щёлкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до пустой строки и введите запись ещё об одном человеке.

2. Формы: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость, создаются аналогичным образом.

3. Создание формы Студенты с помощью конструктора:

• В окне БД выбрать Формы/Создать. В окне Новая форма необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать Вид/Список полей.

• Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей). Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу

• Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

a) Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

b) Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

c) Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно. Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши. Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка/Удалить.

3. Оформление внешнего вида формы в режиме конструктора.

• Перенести указатель мыши в область формы и щёлкнуть правой кнопкой мыши внизу формы.

• В появившемся контекстном меню:

• в поле Кнопки перехода поставить «нет»;

• в поле Область выделения поставить «нет»;

4. Создание элементов управления в режиме конструктора.

• При открытии конструктора на экране появляется “Панель элементов”. Если её нет, щёлкнуть на кнопке Панель элементов панели инструментов.

• На панели элементов выбрать элемент кнопка. На форме путем растягивания поместить кнопку.

• В открывшемся окне Создание кнопок выбрать категорию действия Переходы по записям, в качестве Действия выбрать – Первая запись. Нажать кнопку Далее.

• Во втором окне Мастера создание кнопок выбрать рисунок на кнопку. Далее.

• В третьем окне Мастера создание кнопок выбрать название кнопки «Первая запись». Готово.

• Аналогично, создать кнопки Предыдущая запись, Следующая запись, Последняя запись, Найти запись, Добавить запись, Выход из формы.

Если вид формы, созданной в режиме конструктора не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл/Сохранить..

4. Создание кнопочной формы.

Кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Для ее создания необходимо создать пустую форму в режиме конструктора. Разместить на ней кнопки открытия имеющихся форм и запросов(на кнопках должны быть названия форм и запросов, а не рисунки) и просмотра отчетов, а также кнопка выхода.

6. Создание отчетов в БД Access с помощью Мастера и Конструктора.

• Создать ленточный Автоотчет, используя в качестве источника данных таблицу Студенты.

Пример редактирование отчета:

1) удалить поля код студента и переместить влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных;

2) Изменить надпись в заголовке страницы:

a) В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

b) Поместить указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкнуть в этой позиции.

c) Ввести «Сургутский Государственный Университет».

3) Переместить Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Пример форматирования отчета:

4) Выделить заголовок Студенты «Сургутский Государственный Университет». Изменить гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

Пример изменения стиля отчета:

1) На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

2) В списке Стили объекта отчет-автоформат щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат. Сохранить и закрыть отчет.

Контрольные вопросы:

1. Для чего можно использовать формы в СУБД Microsoft Access?

2. Из каких основных разделов может состоять форма в, какие основные свойства можно для них задать?

3. Какие элементы можно использовать в формах, для чего они предназначены?

4. Какие основные операции можно выполнять над записями в формах?

5. Что хранится в файле базы данных СУБД Microsoft Access?

6. Перечислите объекты, с которыми работает СУБД Microsoft Access?

7. Для чего можно использовать отчеты?

8. Какие типы отчетов можно использовать, для чего они предназначены?

9. Для чего предназначен мастер создания отчетов, какие его основные возможности?

10. Из каких основных разделов может состоять отчет?

11. Какие элементы можно использовать в отчетах, для чего они предназначены?