Методы анализа и контроля выполнения проекта

Анализ отклонений

Анализ отклонений предусматривает сравнение фактических результатов проекта с плановыми или ожидаемыми. Чаще всего анализируют цены и графики, но отклонения от плана, содержания, качества и рисков оказываются часто так же важными, если не больше.

Анализ тенденций

Анализ тенденций включает исследование через определенные отрезки времени результатов проекта с целью определения того, улучшается или ухудшается выполнение.

Анализ освоенного объема

Анализ освоенного объема в разных формах является наиболее часто используемым методом контроля выполнения. Он состоит в контроле показателей содержания, стоимости и календарного плана и помогает команде менеджеров проекта оценить выполнение проекта.

Анализ освоенного объема включает контроль по каждой работе таких трех основных показателей:

• Бюджет, или бюджетная стоимость запланированных работ (БС_ПР), – часть утвержденной сметы, которая планируется быть израсходованной за определенный период времени.

• Фактическая стоимость выполненных работ (ФС_ВР) – израсходованная сумма прямых и косвенных денежных расходов на фактически исполненные работы за определенный период времени.

• Бюджетная стоимость выполненных работ (БС_ВР) – запланированная сумма прямых и косвенных денежных расходов на фактически исполненные работы за определенный период времени.

Эти три показателя используют совместно, чтобы определить, будет работа завершена так, как планировалось, или нет. Чаще всего оценивают:

- стоимостное отклонение (отклонение по стоимости)
СО = БС_ВР - ФС_ВР

- плановое отклонение (отклонение по срокам) ПО = БС_ВР – БС_ПР, а также

- показатель стоимостного выполнения (индикатор выполнения стоимости) ПС_ВР = БС_ВР: ФС_ВР.

Накопленный (кумулятивный) показатель стоимостного выполнения ПС_ВР (сумма всех отдельных БС_ВР, разделенная на сумму всех отдельных ФС_ВР) широко используют для прогнозирования стоимости проекта по завершении.

Метод освоенного объема

В отчетность по исполнению часто включаются результаты анализа освоенного объема.

Освоенный объем (индикатор выполнения расписания) – процент общего бюджета, который равняется проценту фактически выполненной работы в рамках проекта:

ОО=(БС_ВР/ БС_ПР)*100%

Этот показатель используется для прогнозирования даты завершения проекта.

Многие реализации метода освоенного объема используют только несколько процентных значений (например, 30%, 70%, 90%, 100%) для упрощения сбора данных. Некоторые реализации метода освоенного объема используют только 100% или 0% (выполнено или не выполнено) для того, чтобы помочь добиться объективности в оценке выполнения.

Обычно отчеты об исполнении предоставляются в форматах столбиковых горизонтальных диаграмм (линейные графики, или графики Гантта), S-кривых, гистограмм или таблиц.

На рис. 7-7 изображена S-кривая результатов анализа освоенного объема, а в табл. 10-7 данные освоенного объема представлены в виде таблицы.

Рис.7-7. Пример отчета о выполнении в виде графика (S-кривая)

Таблица 10-7 Пример отчета об исполнении, представленном в виде таблицы

Элемент ИСР	Запла-ниро-ванный бюджет (ПБ)	Осво-енный бюд-жет (ОБ)	Факти-ческая стои-мость (ФС)	Отклонение по стоимости	Отклонение по срокам	Показатели производительности
ОСт= ОБ-ФС	%ОСт= ОСт:ОБ	ОСр= ОБ-ПБ	%ОСт= ОСр:ПБ	ИВС= ОБ:ФС	ИВР= ОБ:ПБ
1.Предпилот-ный план				-4500	-7,8	-5000	-7,9	0,93	0,92
2.Контрольные списки					2,5	-16000	-25,0	1,03	0,75
3.Учебный план				-3500	-17,5	-3000	-13,0	0,85	0,87
4.Оценка показателей в середине срока				-4500	-6,6		0,0	0,94	1,00
5.Поддержка осуществления					0,0	-2000	-16,7	1,00	0,83
6.Руководство по практическому выполнению					3,2	-800	-11,4	1,03	0,89
7.План завершения				-4600	-34,1	-6500	-32,5	0,075	0,68
Итого				-15700	-7,0	-33300	-13,0	0,93	0,87

Примечания:

1. Все цифры указаны по состоянию проекта на момент составления отчета.

2. В данных расчетах могут также использоваться другие единицы измерения стоимости, а не только денежные, например: рабочее время (в часах), бетон (в кубических метрах) и т.д.

3. ИСР – исполнение стоимости и расписания

4. ИВС – индикатор выполнения стоимости

5. ИВР – индикатор выполнения расписания

.2 Прогнозы

Прогнозы подлежат исправлению и повторному опубликованию по мере исполнения проекта на основании информации о выполнении работ. Эта информация относится к ходу выполнения работ по проекту в прошлом и может повлиять на данные о выполнении проекта в будущем, например, на прогноз по завершении и на прогноз до завершения.

.3 Запрошенные изменения

Анализ выполнения и эффективности исполнения проекта часто порождает (генерирует) запросы на изменения, касающиеся отдельных аспектов проекта. Эти запрошенные изменения затем обрабатываются в рамках общего управления изменениями.

.4 Рекомендованные корректирующие действия

Рекомендованные корректирующие действия предусматривают внесение изменений, направленных на приведение ожидаемого будущего исполнения проекта в соответствие с планом исполнения проекта.

.5 Активы организационного процесса (обновления)

Документация о накопленных знаниях содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к отчетности по исполнению. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.

3. Управление участниками проекта

Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта. Обычно управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.

Рис. 10-8. Управление участниками проекта: входы, инструменты и методы, выходы

1 Управление участниками проекта: входы

.1 План управления коммуникациями

На основании требований и ожиданий участников проекта можно понять, какие они ставят перед собой цели и задачи, а также какой уровень коммуникации им необходим для исполнения проекта. Эти требования и ожидания выявляются, анализируются и оформляются документально в плане управления коммуникациями, который входит в качестве вспомогательного плана в план управления проектом.

.2 Активы организационного процесса

При возникновении проблем с проектом менеджер проекта должен принять меры и решить возникшие проблемы совместно с соответствующими участниками проекта.

2 Управление участниками проекта: инструменты и методы

.1 Методы коммуникации

В управлении участниками проекта используются методы коммуникации, определенные для каждого участника проекта в плане управления коммуникациями.

Наиболее эффективным методом коммуникации и решения проблем участников проекта является организация совещаний с их участием. Если совещания с участием конкретных участников проекта по каким-либо причинам невозможно или нецелесообразно организовать (например, при реализации международных проектов), для обмена информацией и ведения диалогов можно использовать телефонную связь, электронную почту и другие средства коммуникации.

.2 Журналы регистрации проблем

Журнал регистрации проблем или журнал записей типа проблема-действие – это инструмент, который можно использовать для документального оформления и мониторинга решений возникающих проблем. Возникающие проблемы обычно не достигают такого уровня, чтобы стать отдельным проектом или операцией, но их решение необходимо для поддержания конструктивных рабочих взаимоотношений между различными участниками проекта, включая членов команды проекта.

Проблема формулируется и излагается таким образом, чтобы она могла быть решена. Определяется лицо, поставившее проблему, и обычно назначается срок, в течение которого она должна быть решена. Нерешенные проблемы могут стать серьезным источником конфликта и задержек в исполнении проекта.

3 Управление участниками проекта: выходы

.1 Решенные проблемы

По мере того как происходит определение требований участников проекта и их решение, в журнале регистрации проблем производятся записи о проблемах, которые были рассмотрены и решены. Вот несколько примеров:

- Заказчики согласились на заключение контракта на доработку, что завершило длительный спор о том, включаются ли запрошенные изменения содержания проекта в содержание текущего проекта или они находятся вне содержания проекта

- К выполнению проекта были привлечены дополнительные сотрудники, и тем самым закрыта проблема недостатка квалификации персонала на проекте

- Переговоры с функциональными руководителями организации, пытающейся привлечь к себе дефицитные человеческие ресурсы, завершаются к взаимному удовлетворению сторон, не вызывая при этом задержки проекта

- Проблемы в отношении финансовой реализации проекта, которые сформулировали члены правления, благополучно разрешены, в результате чего проект может продвигаться согласно плану.

.2 Одобренные запросы на изменения

Одобренные запросы на изменения включают в себя изменение статуса проблем участников проекта в плане управления обеспечением проекта персоналом. Это необходимо для того, чтобы данные изменения нашли свое отражение в процессе дальнейшей коммуникации с участниками проекта.

.3 Одобренные корректирующие действия

Одобренные корректирующие действия предусматривают внесение изменений, направленных на то, чтобы дальнейшее исполнение проекта соответствовало плану исполнения проекта.

.4 Активы организационного процесса (обновления)

Документация о накопленных знаниях содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к управлению участниками проекта. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.

.5 План управления проектом (обновления)

План управления проектом обновляется, для того чтобы в нем нашли свое отражение изменения, внесенные в плане управления коммуникациями.

Комментарии:

1. При инициации проекта вначале производится определение заинтересованных сторон, а лишь затем – планирование коммуникаций.

2. В последнее время используется термин "Управление ожиданиями заинтересованных сторон" вместо "Управления участниками проекта".

4. Административное закрытие проекта

Проект или фаза, после которой проект или достигает своих целей или прерывается по каким-то причинам, требует закрытия. Административное закрытие состоит из проверки и документирования результатов проекта с целью формализации приема продукта проекта инвестором, клиентом или потребителем. Административное закрытие включает много записей проекта, которые отражают финальное описание проекта, анализ успешности и эффективности проекта, а также архивацию этой информации для будущего использования.

Работы по административному закрытию не должны приурочиваться к завершению проекта. Каждая фаза проекта должны быть своевременно и правильно закрыта, для того чтобы убедиться, что важную и полезную информация не потеряно.

Рис. 4. Логическая схема административного закрытия проекта

Входные данные для административного закрытия проекта

1 Документация по контролю выполнения.

Вся разработанная документация относительно хранения и анализа результатов выполнения проекта, включая плановые документы, которые создают основу для контроля выполнения, должна быть доступной для просмотра во время административного закрытия.

2 Документация на продукт проекта.

Документы, разработанные для описания продукта проекта (планы, спецификации, техническая документация, чертежи, электронные файлы и т.п. – терминология изменяется в зависимости от прикладной сферы), также должны быть доступными для просмотра во время административного закрытия.

3 Другие записи по проекту.

Методы и средства административного закрытия проекта

1 Метода и средства для составления отчетов о выполнении.

Результаты административного закрытия

1 Архив проекта.

Все множество индексированных записей по проекту должно быть подготовлено для передачи в архив соответствующими лицами. Любые проектно-ориентированные или программно-зависимые базы данных должны быть откорректированы. Если проекты выполняются по контракту или включают значительные закупки, особое внимание должно быть уделено сохранению записей относительно финансов.

2 Формальная приемка.

Должна быть подготовлена документация, по которой клиент или спонсор будет принимать продукт по проекту (или фазы проекта).

3 Усвоенные уроки.

Документирование случаев отклонений, корректирующих действий и других типов уроков должно быть выполнено таким способом, чтобы они стали частью базы данных как по этому, так и по другим проектам, которые выполняются в данной организации.

====================