Пакетная загрузка базы данных при ручном способе ввода данных первичных документов

.При загрузки базы данных содержание операций приема, контроля и регистрации поступившей информации зависит от типа носителя первичной информации.

Если поступающая информация представлена на бумажном носителе, то во время ее приема, контроля и регистрации осуществляется следующая совокупность действий:

· контроль количества поступивших документов, полноты и качества их заполнения;

· отбор правильно заполненных документов и их регистрация в регистрационном журнале;

· отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявляемым к документам;

· формирование запроса на исправление документов с ошибками и отсылка их к источнику информации, т.е. в то подразделение, из которого они поступили.

Если информация поступает на машинном носителе (гибком диске), то в этом случае в процессе ее приема, контроля и регистрации выполняются следующие действия

· проверяется качество записи диска,

· регистрируются имя файла, объем, источник и время поступления.

При поступлении информации по каналам связи при ее приеме, контроле и регистрации определяются источник поступления, время, количество поступивших записей.

Ввод информации в ЭВМ может осуществляться несколькими методами:

· • ручной ввод данных с бумажных документов с использованием макетов экранных форм;

· • автоматизированное чтение данных, содержащихся в документах на бумажных носителях, и загрузка их в информационную базу.

При вводе больших объемов информации в ЭВМ с клавиатуры оператором допускается значительное количество ошибок, которые необходимо выявить и устранить. При этом контроль вводимой информации, как правило, осуществляется с использованием следующих методов:

· визуальный контроль на экране дисплея;

· метод контрольных сумм, рассчитываемых по каждой строке документа или по всему документу до ввода в ЭВМ и после ввода, которые затем сверяются между собой;

· метод верификации, при котором осуществляется сверка ранее введенных данных, записанных в файл, и данных первичных документов, вводимых оператором второй раз;

· метод двойного массива, при котором файлы по первичным документам создаются двумя разными операторами и после ввода сверяются по контрольным числам, вычисляемым для каждого из них.

Проверенные и исправленные данные заносятся в файл информационной базы.

.