Оформление писем

Письмо - обобщенное по содержанию название документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо является правовым документом. Для составления писем используют специальный бланк. Реквизиты письма:

· Адресат;

· Дата и номер письма;

· Ссылка на дату и номер исходящего письма;

· Заголовок к тесту;

· Текст;

· Отметка о приложении;

· Подпись;

· Отметка об исполнителе.

Текст письма освещает только один вопрос и состоит из трех частей. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история, а также в качестве введения может выступать ссылка на поступившие ранее документы.

В доказательстве излагается суть вопроса, приводятся доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные.

В заключении делаются выводы, заключение - главный логический элемент письма. В нем излагается суть вопроса, основная мысль документа: просьба, предложение, согласие, отказ и т.д.

Типы служебных писем

По содержанию и назначению письма могут быть:

· инструкционные;

· гарантийные;

· информационные;

· рекламные;

· рекламационные;

· запросы;

· директивные;

· приглашения;

· ответы;

· сопроводительные.

Письма подписываются руководящими работниками фирмы, или должностными лицами в соответствии с их компетенцией. Письма по финансовым вопросам подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические или финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй - хранится в деле.