Информация снизу вверх

Каждый сотрудник обязан по своей инициативе информировать начальника об общем положении дел и намечающихся тенденциях на доверенном ему участке. Но в некоторых случаях информация может запрашиваться руководством.

Информация, поступающая начальнику от подчиненного, должна касаться общего положения дел и тенденций на его участке, а не частных вопросов производства.

Представляется следующая информация:

а) информация по профессиональным вопросам;

Содержание информации может быть различным. Оно вытекает из круга полномочий сотрудника. В зависимости от поставленных задач он должен докладывать:

- о ходе производства или обороте;

- о состоянии дел с рекламациями;

- о результатах проверки материалов;

- о перспективах дальнейшего развития производства;

- о новых планах и намерениях по интенсификации деятельности на порученном участке.

Все что относится к повседневной производственной деятельности начальнику знать просто не нужно. Не надо информировать:

- о ежедневном распределении работы;

- о мелких неисправностях машины;

- о входящей и исходящей повседневной почтовой корреспонденции;

- об исполненных запросах;

- о выполненных заказах;

- об отдельных рекламациях и их урегулировании;

- об отдельных беседах с клиентами;

б) информация по вопросам управления.

Если сотрудник одновременно является начальником, то он докладывает также:

- об изменениях в квалификации своих сотрудников;

- о готовности и способности своих сотрудников работать совместно или в команде;

- о результатах поощрений;

-о состоянии дел с заболеваниями сотрудников за определенный достаточно продолжительный промежуток времени;

- о текучести кадров за определенный промежуток времени;

- об изменениях в занятости;

- о принципиальных затруднениях с приобретением рабочей силы;

- о контрмерах в отношении конкурентов и их результатах;

- о взаимоотношениях на предприятии.

Вся информация о повседневных проблемах руководителя не докладывается. Сотрудник, если он выполняет функции начальника, не докладывает:

- о невыполнении сотрудником задания в отдельном случае;

- о трудностях с тем или иным сотрудником, имеющим недостатки;

- о рассмотрении жалобы сотрудника;

- об отдельных случаях заболеваний.

Сотрудник, если он не выполняет функции начальника, ограничивается информацией о своих обязанностях по отношению к начальнику. Его информация при этом распространяется:

- на взаимодействие со штабными подразделениями;

- на интенсификацию деятельности на своем участке;

- на сотрудничество с коллегами.

Здесь также действует принцип: ориентировать по основным направлениям, а не по частностям.

Информация, исходящая от сотрудников, постоянно повторяется через определенное время.

Сотрудник обязан информировать начальника по конкретным вопросам, если при этом речь идет о происшествиях, выходящих за рамки нормальной производственной деятельности. Это касается как профессиональной, так и управленческой деятельности сотрудника.

К обстоятельствам, подлежащим обязательному докладу относятся:

1) Обстоятельства, возникшие на участке работы сотрудника, но выходящие за рамки его полномочий и тем самым делающие необходимым подключение начальника.

При этом информация должна составляться следующим образом:

- доклад о ситуации и вытекающих из нее проблемах;

- показ различных альтернатив с их преимуществами и недостатками;

- предложение о решении проблемы с точным обоснованием.

2) Происшествия, влияющие на планомерный ход производственного процесса и требующие принятия решения на вышестоящем уровне или затрагивающие сферу полномочий начальника.

Сюда относятся:

- выход из строя станка, в результате чего могут сорваться установленные сроки услуг;

- внезапная нехватка материалов, делающая невозможным исполнение в срок заказа;

- запаздывание с доставкой материалов;

- внезапный невыход на работу нескольких сотрудников, что может сорвать производственный процесс;

- несчастные случаи на предприятии;

- сотрудник не справляется со своими обязанностями, что делает необходимым подыскивание ему замены.

3) Обстоятельства, которые в результате частого повторения, новизны или других особенностей приобретают принципиальное значение и по своим возможным последствиям отличаются от обычных случаев, т.е. выходят за рамки компетенции сотрудника.

4) Предложения по интенсификации деятельности сотрудника на его участке, реализация которых выходит за рамки его полномочий.

Сотрудник, который умышленно или по халатности не информирует своего начальника или информирует его неполно или неправильно, может нанести непоправимый урон стратегии управления через делегирование ответственности.