Распределение ответственности

2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:

- Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методические руководства и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства;

- работу секретарей структурных подразделений или работников, назначенных приказом Генерального директора Общества и совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

- организацию работы архива организации.

2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:

- обработку входящих, исходящих, внутренних документов, доставку (направление) их по назначению;

- регистрацию приказов, распоряжений;

- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями приказов и распоряжений.

- своевременное представление документации руководящему составу и передачу документации с резолюцией руководящего состава в структурные подразделения Общества;

- оперативное хранение документов;

- регистрацию решений руководителей;

- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями решений;

- оформление дел для сдачи в архив.

2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:

- организацию делопроизводства в структурных подразделениях, назначение ответственных за делопроизводство;

- сохранность документации, поступающей в структурные подразделения;

- исполнение документов.

2.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются, должностными инструкциями.

3. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

«автор документа» – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

«бланк документа» – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

«вид документа» – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Обществе;

«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«заверенная копия» – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

«запрос информации» - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Общество, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения;

«объем документооборота» – количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период;

«официальный документ» –документ, созданный Обществом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Общества;

«оформление документа» – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;

«служба делопроизводства» – структурное подразделение Общества, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Общества;

«унифицированная форма документа» – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

«шаблон бланка»– бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

«электронная цифровая подпись» - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

«электронный документ» – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

«юридическая сила документа» – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.