В основе табличного документа лежит понятие таблица.
Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца и графы[1].
Таблица (польск. tablica < лат. tabula доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками[2].
На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
Существуют определенные условия, при которых организация
материала в таблицу не имеет смысла:
в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные.не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;
|
|
таблица уступает организации данных в виде текста,"когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;
таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица. Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов. Структура таблицы представлена на примере таблицы 18.1.
Чтобы построить таблицу, необходимо:
1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего.
2. Сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить те данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего.
3. Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике, или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого - в головке.
Нумерационный
заголовок
Таблица 18.1
4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета, в основном, способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.
|
|
5. Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.
Логичность построения таблицы означает следующее:
1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).
2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса.
3. Логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:
1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной точке. Подобное расположение может быть затруднено, если:
при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);
велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);
требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.
2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.
3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае равнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).
4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего.
5. Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк).
6. Преимущественное использование продольных таблиц.
7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка; рекомендуется: избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один; объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф; образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова; устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов; переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.
8. Максимальный лаконизм данных прографки; рекомендуется выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок; ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок; объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках; заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т.п.).
|
|
9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий.
1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2—3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется, так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.
2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.
3. Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.
4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.
5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.
6. Объединять, соседние однотипные таблицы.
7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.
8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее
|
|
число строк.
При подготовке табличных документов необходимо выполнять определенные требования к оформлению отдельных элементов таблиц.
Нумерационный заголовок. Назначение нумерационного заголовка — упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:
1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова «Таблица» с последующим номером.
2. Перед тематическим заголовком в виде слова «Таблица» с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.
3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.
4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.
5. Над продолжением таблицы нумерационный-заголовок оформляется в виде слов «Продолжение табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.
6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов «Окончание табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.
Тематический заголовок. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:
1. Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.
2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.
3. Тематический заголовок горизонтально центрируется. Заголовки граф в головке таблицы. При их оформлении учитывается следующее:
1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боко-виком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст боковика.
2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:
а) словесное обозначение данных графы;
б) буквенное обозначение данных графы;
в) обозначение единицы измерения;
г) указание на ограничение (от, до, не более, не менее).
3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе — только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовки графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.
4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.
5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы — °С, проценты - %, доллары США -$ и т.п.).
6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.
7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).
8. Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.
Нумерация и литерация граф. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом следующих требований:
Г. Нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф.
2. В статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами.
Графа «Номер по порядку». Оформляется с учетом следующих требований:
1. Данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы.
2. Графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике.
3. Заголовок графы оформляется в виде: «№ п/п».
4. Допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.
Единицы измерения. Их представление должно удовлетворять следующим требованиям:
1. Включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается.
2. Если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой.
3. Если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф.
4. Если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф.
5. Единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы.
Заголовки «Итого», «Всего». Оформляются с учетом следующих требований:
1. Как в боковике, так и в головке заголовок «Итого» относится к частным, промежуточным итогам, заголовок «Всего» — к суммирующим частные итоги.
2. В боковике принято заголовки «Итого» и «Всего» выравнивать по левому краю.
Заголовки боковика. Оформляются с учетом следующих требований:
1. Заголовки боковика располагаются:
а) при одной ступени:
от края боковика, если большинство умещается в 1 строку;
с абзацного отступа, если они в 2—3 строки.
б) при нескольких ступенях:
заголовки 1-й ступени — согласно п. а);
заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;
в) заголовок «В том числе» рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.
2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.
3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.
4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова «То же» (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.
Указание на отсутствие сведений или явления в прографке. Оформляется следующим образом:
1. При отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова «Нет свед.».
2. При отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире.
Обозначение ничтожно малых чисел. Оформляется следующим образом:
1. Если число значительно меньше одной десятой, то проставляется «0,0».
2. Если число значительно меньше одной сотой, то проставляется «0,00», и т.д.
Деление чисел на цифровые группы. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и слева направо — для дробной части.
Расположение чисел в графах. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:
1. Числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах).
2. Числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются.
3. Числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю.
4. При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут (ОТ...ДО...БКЛЮЧ.).
5. В интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире.
6. Округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.
Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика. Определяется следующим образом:
1. Если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика.
2. Если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика.
3. Если боковик начинается с графы «Номер по порядку», то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика.
4. Текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика.
Текст в прографке. Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требованиям:
1. Текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы).
2. Точка в конце текста в ячейке прографки не ставится.
3. При повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.
Линейки в прографке. Они предназначены для разделения граф и оформляются следующим образом:
1. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы.
2. В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой обычно двойными линейками.
Примечания к таблице. Оформляются следующим образом:
1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы.
2. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.
3. Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов).
4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.