Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записью сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов на предприятии необходима для учета и контроля, а также при поиске документов. Документы на предприятии регистрируют один раз:

ü входящие - в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно после их получения);

ü исходящие и внутренние - в день их подписания или утверждения.

На предприятии регистрируют не все входящие и внутренние документы, а наиболее важные из них, т.е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (приложение 2 - Перечень документов, не подлежащих регистрации).

Внутри одного юридического лица входящие документы проходят за одним учетным номером и перерегистрации не подлежат.

Регистрация исходящих документов, подписанных руководством предприятия, производится централизованно секретарем - референтом.

Регистрация организационно-распорядительных документов осуществляется способом сквозной нумерации в пределах каждого вида документов отдельно.

Регистрация и хранение подлинников организационно распорядительных документов (ОРД), изданных руководителем предприятия в текущем году, осуществляется секретарем-референтом. Изготовление копий изданных ОРД, рассылка и ознакомление заинтересованных лиц производится секретарем-референтом.

3.2.1. Индексация документов

Индексация документов - присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений при регистрации).

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера.

Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах одного календарного года.

3.2.2. Регистрационные формы и их заполнение

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов на предприятии используются журналы регистрации документов или данные о документах могут вводиться в базы ПК по формам, приведенным в таблицах:

Таблица - Форма журнала регистрации входящих документов

№ п/п	Дата получения	№ и дата документа	Отправитель	Основное содержание	Кому передано
1.	2.	3.	4.	5.	6.

Таблица - Форма журнала регистрации исходящих документов

№ п/п	Дата	Организация получатель	Кому и куда направлен	Основное содержание, вид документа	Примечание	Подпись исполнителя
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.

На входящих документах наносится входящий регистрационный номер, дата поступления документа на предприятие. При этом данные заносятся в регистрационный штамп, проставляемый на входящих документах в правом верхнем углу.

В графе «Входящий порядковый номер», «Исходящий порядковый номер» проставляется номер документа.

В графе «№ и дата документа» указывается его исходящий номер (если есть) и дата.

В графе «Отправитель» / «Организация получатель» указывают название организации, из которой поступил документ (при регистрации входящих документов) или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

В графе «Кому и куда направлен» указывается должностное лицо организации получателя, если оно есть в письме, и город, в который направляется документ

В графе «Основное содержание» указывается заголовок к тексту, который отражает содержание документа.

В графе «Примечание» указывается информация о направлении документа получателю: факсом, почтовое отправление (вид)

В графе «Кому передано» указывают исполнителя. Эта графа заполняется после просмотра документа руководителем предприятия. Если документне просматривался руководителем, то в графе указывают должностное лицо, куда документ был передан для исполнения.

В графе «Исполнитель» указывается должностное лицо ответственное в целом за документ, при передаче документа последний ставит свою роспись и дату.

3.2.3. Ведение информационно-справочной работы по документам

В процессе регистрации документов создаются базы данных, на основании которых можно вести информационно-справочную работу по документам предприятия.

Информационно-справочную работу ведет секретарь - референт.

Справка может выдаваться:

Ø по конкретному документу: где, у кого находится, стадия исполнения (подготовки), результат исполнения, место хранения (для исполненных документов),

Ø по теме (содержанию): конкретный документ или группа документов,

Ø по корреспонденту (автору): конкретный документ, все документы автора, все документы автора по конкретному вопросу, все документы автора за определенный период и т.п.,

Ø по региону: стране, области, городу.

При поиске документов может указываться:

§ входящие, исходящие, внутренние документы,

§ вид документа (приказ, письмо, договор и т.п.),

§ хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних документов по дате подписания),

§ регион, по которому ведется поиск,

§ корреспондент (адресат),

§ содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер.

Справка может выдаваться секретарем-референтом в устной или письменной форме.