Схемы классификации

Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя.

При систематизации по отраслевой-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп - по хронологии.

Тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы применяются для некоторых небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции (Пример: «Коллекция документов по розыску на территории Калининградской области Янтарной комнаты и других музейных ценностей, похищенных в годы Великой Отечественной войны»).

Тематически-хронологическая схема: «Документы о розыске Янтарной комнаты в г. Калининграде 1949-1950 годы».

Хронологически-тематическая схема: «1949-1950 годы Документы о розыске Янтарной комнаты».

При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Таким, например, как: Общий отдел, Производственный отдел, Плановый отдел и т.д. Затем, внутри каждой структурной группы дела объединяются по периодам или годам:

Общий отдел	Плановый отдел	Отдел кадров
1986 год	1986 год	1986 год
1987 год	1987 год	1987 год

При классификации дел объединенного архивного фонда сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд. Например, в фонде Волостного исполнительного комитета РК и КД будут группы дел, соответствующие фондам: Волостной исполнительный комитет, Избирательная комиссия, Волостная земельная комиссия и т.д. Затем для каждого фонда необходимо выбрать конкретный тип схемы классификации, который зависит от характера фондообразователя, его структуры, состава и содержания документов.

Классификация документов фондов личного происхождения также имеет некоторые особенности.

1. Схемы классификации документов фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ разработали типовую схему классификации документов фондов личного происхождения: Рукописи фондообразователя.

2. Записные книжки фондообразователя.

3. Письма фондообразователя.

4. Дарственные надписи разным лицам.

5. Письма фондообразователю.

6. Дарственные надписи разных лиц фондообразователю.

7. Материалы к биографии фондообразователя.

8. Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера.

9. Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам.

10. Материалы о фондообразователе.

11. Изобразительные материалы.

12. Материалы членов семьи фондообразователя.

13. Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде.

14. Коллекции.

Для документов представителей науки, управления, производства и др. возможна аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличие и других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Пример:

Фонд писателя А.С. Серафимовича.

I. Р у к о п и с и А. С. С е р аф и м о в и ч а.

1. Романы и повести.
2. Пьесы и сценарии
3. Рассказы и очерки.
4. Статьи, лекции, выступления, воспоминания.

II. З а п и с н ы е к н и ж к и, б л о к н о т ы и т е т р а д и с з а п и с я м и А. С. С е р а ф и м о в и ч а.

III. П и с ь м а А. С. С е р а ф и м о в и ч а.

1. Писателям, общественным деятелям, членам семьи.
2. Разным лицам по литературным, общественным, личным и бытовым вопросам.
3. Учреждениям и организациям.

IV. П и с ь м а А. С. С е р а ф и м о в и ч у.

1. Общественных деятелей, деятелей литературы и искусства, членов семьи.
2. Разных лиц по вопросам, связанным с литературной деятельностью А.С.Серафимовича.
3. Разных лиц, связанных с общественной деятельностью А.С.Серафимовича.
4. Родных, друзей и знакомых по личным и бытовым вопросам.

V. М а т е р и а л ы к б и о г р а ф и и.

1. Документы о рождении, образовании, браке и смерти.
2. Автобиография и анкеты.
3. Материалы о литературной деятельности.
4. Материалы об общественной деятельности.
5. Материалы о награждении, присвоении почетных званий и чествовании.
6. Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера.

VI. Материалы, собранные А.С. Серафимовичем для своих работ и по интересующим темам.

VII. Сценарии и либретто разных авторов по произведениям А.С. Серафимовича.

VIII. Книги, альбомы, ноты и др. материалы с дарственными надписями и посвящениями А.С. Серафимовичу

IX. Изобразительные материалы.

1. Альбомы с фотографиями А.С. Серафимовича.
2. Портреты А.С. Серафимовича (индивидуально и в группах).
3. Портреты разных лиц, видовые снимки и рисунки.

Помимо структурного, отраслевого и других “классических” признаков классификации применялись и такие экзотические подходы как «поформатная» классификация рукописей, т.е. распределение их по размеру переплетов и листов. Так, “Описание рукописей монастырей Волоколамского, Новоиерусалимского, Саввино-Сторожевского и Пафнутьево-Боровского” (1817, СПб.), составленное П.М. Строевым имело 4 раздела:

1) рукописи в лист;

2) рукописи в четверть листа;

3) рукописи в восьмую долю листа;

4) рукописи в мелкие доли листа, расположенные в порядке уменьшения величины формата.

Однако если в современном архивохранилище Вам придет в голову разложить дела по размеру, скорее всего возникнет невообразимая путаница. Впрочем, поформатная классификация до сих пор применяется в работе с научно-технической документацией.

Внимание! Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.

Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:

· номинального (по значимости видов документов);

· хронологического;

· авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);

· корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);

· предметно-вопросного (по значимости вопросов).

Классификация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Документы одного вида могут группироваться по авторскому или хронологическому признакам. В тематических группах документы могут располагаться по более конкретным темам, а также по хронологическому или номинальному признакам.

В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в т.ч. и второстепенных признаков классификации. Здесь же, в схеме указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко.

Наибольшее распространение в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок расположения дел в пределах самых низших делений означается перечислением заголовков дел.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи.

Практическое осуществление организации документов фонда, т.е. систематизации дел, может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной классификации дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе классификации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда. Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, т.к. не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.