Деловые (официальные, коммерческие) письма – документы для внешнего пользования. Они служат важнейшим средством связи данной организации с внешним миром: с их помощью устанавливаются и поддерживаются контакты, выясняются отношения, происходит обмен информацией, ведутся предварительные переговоры, предъявляются претензии. Оформляются деловые письма согласно ГОСТ, однако практически из 31 реквизита используется не более 17.
Постоянные:
1. Государственный герб
2. Эмблема организации
3. Код предприятия
4. Код документа
5. именование организации
6. Почтовый и телеграфный адреса
7. Номер телефона
8. Номер факса, электронной почты, адрес в Интернет
9. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), номер расчетного счета в банке и другие банковские реквизиты (наименование банка, БИК – банковский идентификационный код, корреспондентский счет).
Переменные:
1. Дата составления письма.
2. Индекс документа - его номер, который обычно состоит из трех частей: индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре для классификатора корреспондентов, исполнителей, порядковый номер документа (например: № 131-84/598 – документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась).
|
|
3. Ссылка на индекс и дату получения входящего документа (делается в ответном письме и помещается ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией); рекомендуемая форма: На №___ от________ (нельзя употреблять «лишние» слова или помещать этот реквизит в самом тексте).
4. Адресат. Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы и только потом адрес предприятия:
Ректору ТвГУ
Белоцерковскому А.В.
Россия, 170100, Тверь,
Желябова ул., д.33
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:
170024, Тверь, ул. Академическая,
д. 20, кв. 37
Смирнову А.Н.
В переписке может использоваться обращение господин (перед фамилией пишется г-ну). Употребление обращения гражданин возможно только в сфере правовых и административных отношений (в судебных и правоохранительных органах). Письменное обращение товарищ вышло из употребления.
5. Заголовок к тексту. Составляется к любому документу формата А4, без заголовка разрешается составлять только короткие документы на формате А5. Употребляется только конструкция с предлогом о (об) - О проведении международной научной конференции.
6. Текст. Документ строят в соответствии с назначением письма. Текст, как правило, состоит из трех логически связанных частей: введения, доказательства и заключения. Во введении указывают события или факты, послужившие основанием для составления письма. Во второй части приводятся разъяснения, соображения, расчеты и т.п., вызванные необходимостью принятия тех или иных решений. В заключении формулируют выводы, предложения или просьбы, составляющие цель письма. Вторая часть (доказательство) не является обязательной и может быть опущена. Письма составляют только по одному вопросу. Служебные документы часто имеют приложения, которые дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа. В приложении указывается число занимаемых им страниц и количество экземпляров: Приложение: на … л. в … экз.
|
|
7. Подпись. Этот реквизит состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:
Ректор ТвГУ подпись А.В.Белоцерковский
В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее, при этом желательно указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой в виде косой черты перед наименованием должности отсутствующего руководителя.
В случае особой важности документа, относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – её руководителя и главного бухгалтера.
8. Фамилия и номер телефона исполнителя.
Как правило, деловые письма пишутся на специальных бланках формата А4 или А5 (в зависимости от объема), в которых реквизиты с 1 по 9 уже напечатаны типографским способом. Используется формат А5, если объем письма не превышает 7-8 строк независимо от того, кому оно адресовано. ГОСТ допускает два варианта расположения реквизитов на бланке – угловое и продольное. Наиболее экономичным и удобным в обработке считается угловой бланк.
Схема оформления делового письма с угловым расположением реквизитов.
Герб РФ
Наименование министерства
Наименование предприятия
Адрес Адрес получателя
Телефон
ИНН, банковские реквизиты
Дата №_______________
на №___________ от_____
Заголовок письма
Текст
Должность Подпись _______________
инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя,
номер телефона
В зависимости от содержания и объема деловые письма разделяют на простые и контрактные.
К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы. В них может отсутствовать заголовок к тексту и обращение.
1. Письмо-просьба. Содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, какой-либо информации.
Возможно использование определенных стандартных выражений:
- Обращаемся (к Вам) с просьбой | прислать |
- Прошу (просим) Вас | выслать |
- Мы просили бы Вас | направить |
- Не могли бы Вы | сообщить |
- Мы будем благодарны, если Вы сможете | подтвердить |
- Мы хотели бы | получить |
- Желательно было бы | ознакомиться с |
- Сообщите нам, пожалуйста |
Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо, в письме-просьбе должна быть соответствующая отсылка.
Образцы текстов писем-просьб.
1. Направляем наши предложения о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров. Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ.
2. К сожалению, нами не получены Ваши предложения по дальнейшему сотрудничеству, что затрудняет подготовку к переговорам. Просим сообщить ориентировочный объем оборота между нашими предприятиями за последние 3 года.
2. Письмо-сообщение. Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес. Возможно использование стандартных выражений:
- Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем, | |
- Ставим в известность, доводим до Вашего сведения, | что… |
- Нам приятно сообщить, |
Образец.
|
|
Доводим до Вашего сведения, что последний срок оплаты предоставленных Вам фирмой услуг – 1 марта. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на вас иск в судебные инстанции.
Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержать согласие или отказ от чего-либо. В этом случае дается ссылка на предшествующую переписку. Если в письме содержится отказ в просьбе, то оно должно обязательно содержать тир части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; во второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится собственно формулировка отказа.
Например: Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.
По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.
В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.
3) Письмо-приглашение. Содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.) Стереотипные выражения:
- Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить…, принять участие в…
- Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить…, принять участие в…
Образец.
Уважаемый__________________
Приглашаем Вас принять участие в торжественном заседании, посвященном 40-летию преобразованию Калининского государственного педагогического института в Калининский (Тверской) государственный университет. Торжественное заседание состоится 14 декабря 2011 года в 14.30 в актовом зале 2-го корпуса. Начало регистрации в 14.00.
Ректорат ТвГУ
При официальном приглашении используются письма, отпечатанные типографским способом, а также трафареты – формализованные тексты, в которых заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия, имя отчество приглашаемого) от руки.
|
|
4. Письмо-благодарность. Содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение и т.п.) Используемые выражения:
- Благодарим (Вас) | |
- Мы признательны Вам | за… |
- Выражаем благодарность | за то, что |
- Заранее благодарим Вас | |
- Выражая благодарность за Ваше приглашение сообщаем, что… |
Мы получили Ваше сообщение по электронной почте от…,
за который Вас благодарим. | |
за который Вам очень благодарны. | |
За который Вам очень признательны. |
Образец.
Мы признательны Вам за приглашение принять участие в международной научно-практической конференции и обязательно в ближайшее время свяжемся с представителями оргкомитета, чтобы уточнить условия нашего участия в работе конференции.
5. Сопроводительное письмо. Содержит сообщение о направлении адресату каких-либо материалов, продукции, образцов товара и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами. Используемые стандартные выражения:
- Направляем, посылаем, высылаем Вам…
- Мы рады направить, послать, выслать Вам…
- Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма №… от… и направляем, посылаем, высылаем Вам…
- Направляем, посылаем, высылаем в приложении,… с этим письмом…, отдельным пакетом…, экспресс-почтой…, отельной почтовой посылкой…
- В связи с этим направляем вам на утверждение, для сведения, для рассмотрения, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки…
Образец.
Техническое управление направляет вам для руководства Инструкцию по ведению делопроизводства в российских торговых компаниях.
Приложение: Инструкция.
В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:
- В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо №… от…)
- В соответствии с нашей договоренностью (выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на … год) направляем, высылаем, посылаем, отсылаем…
6. Письмо-подтверждение. Содержит подтверждение получения запрашиваемой информации, материалов, важной корреспонденции. Используемые стандартные выражения:
- С благодарностью подтверждаем получение…
- Благодарим за письмо №… от…
- Образцы материалов Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.
Образец.
Подтверждаем получение Вашего письма №… от … принимаем меры к выполнению заказа.