Личное дело

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике на протяжении всей его трудовой деятельности.

Студентам следует обратить внимание на то, что именно в личных делах сконцентрирована вся информация о работнике.

В соответствии с длительной сложившейся практикой различных кадровых служб личные дела ведутся на руководящих работников всех уровней, специалистов, имеющих высшее или среднее профессиональное образование, материально ответственных лиц, государственных служащих, студентов высших и средних учебных заведений.

Вместе с тем встречается немало организаций и предприятий, где личные дела ведутся на всех работающих без исключения.

Формирование личного дела на работника начинается после издания приказа о приеме на работу. Вместе с выпиской из приказа в личное дело помещаются документы, представленные сотрудником при поступлении на работу (заявление, автобиография, копия документа об образовании и др.). Необходимо отметить, что если в состав личного дела входит дополнение к личному листу по учету кадров, то копии приказов о приеме, перемещении или увольнении работника в состав личного дела не включаются.

Для формирования личного дела используется стандартная папка размеров 215×300 мм, внутренние стороны которой используются для наклейки специальных конвертов или карманов для хранения документов об образовании или иных неподшиваемых документов.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов внутри личного дела:

˗ внутренняя опись документов дела;

˗ резюме;

˗ заявление о приеме на работу;

˗ трудовой договор;

˗ личный листок по учету кадров или анкета;

˗ дополнение к личному листу по учету кадров;

˗ автобиографии;

˗ копии документов об образовании;

˗ характеристика.

Студентам следует обратить внимание на то, что для отдельных категорий работников состав личного дела может быть дополнен следующими документами:

˗ список научных работ и изобретений;

˗ аттестационные листы;

˗ выписки из протоколов научных советов об избрании по конкурсу;

˗ отзывы и представления;

˗ копии наградных листов.

В личное дело могут быть включены копии документов, подтверждающих изменение анкетно-биографических данных работника, медицинские заключения, сведения о доходах и имуществе и др.

Оперативное хранение личных дел сотрудников осуществляется кадровой службой организации в специальных металлических шкафах или сейфах. Учет личных дел проводится в специальном журнале, где фиксируется количество личных дел по структурным подразделениям и должностям с указанием фамилий и табельных номеров сотрудников.