Документация – способ сплошного непрерывного первичного
отображения объектов бухгалтерского учета путем их документального оформления.
Документы – это письменные свидетельства об осуществлении хозяйственной
операции, дающие юридическую силу данным бухгалтерского учета. Обязательным
условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является
оформление их соответствующими документами Документация является важным
элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за
хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в
учете. При помощи документов осуществляется первичная регистрация совершаемых
хозяйственных операций. При составлении документов используют типовые бланки.
Все операции, совершаемые на предприятии оформляются определенными документами.
По документам можно установить сроки совершения операций и лиц, участвовавших в
оформлении этой операции. На основании документов осуществляется контроль за
|
|
работой отдельных подразделений и должностных лиц. По данным документов
проводят аудиторские проверки и документальные ревизии. В учете отражается все
то, что подтверждено бухгалтерскими документами. От своевременности составления
и качества документов в значительной мере зависит качество самого учета и
составляемой на его основе отчетности. Документация имеет важное значение
в управлении деятельностью предприятий В форме соответствующих документов
(платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требований и др.) даются
распоряжения на совершение хозяйственных операций (перечисление или выдачу
денежных средств, отпуск материалов, выполнение работы и т.д.). Для работников,
выполняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц,
рабочих и др.), документы служат обоснованием осуществленных ими операций.
Особенно велико значение документов для предварительного и последующего
контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций,
соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль
осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая.документ, они берут
на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом.
Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке и
обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных
органов. Важное значение документы имеют в обеспечении контроля за
сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании. Строгое
соблюдение порядка приемки и отпуска материальных ценностей и денежных
|
|
средств, осуществление расчетных отношений только на основании, надлежаще
оформленных документов предупреждает злоупотребления должностных лиц. Практика
свидетельствует, что недостачи, растраты и бесхозяйственность, различные
злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются
несвоевременно и неправильно, учет ведется неудовлетворительно. Документы
имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство
осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными
органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за
документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они
составлены своевременно и правильно оформлены.