Этапы движения документов. Технология обработки документов, входящих в различные документопотоки

Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

Входной документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

Выходной документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

Следует учитывать, что наличие перечисленных документопотоков обязательно свойственно не только учреждению в целом, но и любому структурному подразделению учреждения, филиалу, управленческой функции, автоматизированной информационной системе, задаче, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, они реализуют содержание внешнего документооборота.

Каждый из потоков отличается определенным составом, направленностью и количеством движущихся документов, наличием подпотоков в соответствии с избирательным функциональным разбиением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов. По существу, поток изначально можно представить в виде множества подпотоков. Это не река, как иногда кажется, а обилие ручейков, текущих в одном направлении, но каждый по своему руслу. Содержательная структура документопотока представляется достаточно сложной и включает не только традиционные бумажные управленческие документы, но и документы на любых других типах носителей (магнитных, фотографических и др.), а также электронные документы, передаваемые по линиям компьютерной связи в режиме “безбумажного документооборота”, направляемые по факсимильной связи, электронной почте и др.

Документопоток разбивается на достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов. Стадия состоит из совокупности технологических процедур. Процедуры подразделяются на комплексы операций и подопераций, выполняемых методами, свойственными конкретной применяемой в учреждении, фирме системе обработки документов. Число пунктов обработки, быстрота перемещения документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте стандартного набора процедур и операций с документами определяет степень совершенства принятой в учреждении, фирме схемы движения документов.

Входной документопоток содержит следующие стадии: прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам; рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе; исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки: исполнение документов; контроль за исполнением документов и поручений; регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам; отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение; систематизация исполненных документов; оформление, формирование и хранение дел; передача дел в архив; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.