Справки – документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел или описание, подтверждающее те или иные факты и события.
Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания оформляются на бланке письма, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества полномочного лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите «адресат» (указывается только организация без обозначения инициалов и фамилии должностного лица).
Справки информационно характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют листах формата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на бланке письма и имеет заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.
|
|
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе.
Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства.
Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПСИКА), дата, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности), резолюция, возможно регистрационный номер. Образец оформления см. в приложении № 14а.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения. Образец оформления см. в приложении № 4б.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений).
По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1) записки, являющиеся приложением к основному документу; 2) объяснительные записки составляемые отдельными работниками. Оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем. Образец оформления см. в приложении № 15.
|
|
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.
Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составление акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Слово «Основание» начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других организаций). После слова «Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы присутствующих и их фамилии.
В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.
Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок, который согласовывается с наименованием вида документа. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они имеются. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата). Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Образец оформления см. в приложениях № 16, 17.
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе Российской Федерации – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом[57]. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.
Официальные доверенности – это доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность, фамилия, имя, отчество и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется оттиск печати организации.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, место составления или здания документа, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), оттиск печати того предприятия или учреждения, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действующей, если в ней не указана дата выдачи.
|
|
Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы документы легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.
Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.
Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты – наименование организации, справочные данные об организации, ИНН, ОГРН, код организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе, отметку о наличии приложений, подпись. Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо- напоминание, гарантийное и др.
|
|
Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансо- вым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руко-водителей. Образец составления служебного письма см. в приложениях № 18, 19.
Телеграмма (телетайпограмма, телекс) – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца через два межстрочных интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории телеграммы перед адресом.
Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб.
Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2005. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Образец оформления см. в приложении № 20.
Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов. Пример оформления телеграммы см. в приложении № 21.
Факсограмма воспроизводит все особенности документа – подлинника, поэтому удобны. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.