"ЭЛЕКТРОННАЯ РОССИЯ
(2002 – 2010 годы)"
Текст. В начале текста говорится о предназначении и основном содержании документа. Например:
" Настоящая программа разработана в соответствии с Приказом министра культуры Российской Федерации в целях перспективного планирования деятельности вузов культуры по вопросам…." и т. д.
Текст программы состоит из разделов, соответствующих целям их деятельности или этапам работы и имеющих заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами. Содержание программы обычно структурируют и группируют по направлениям деятельности, а также по периодам выполнения, например:
№№ | Наименование раздела, мероприятий (содержание важнейших мероприятий) | Сроки выполнения (дата или период) | Ответственные | Источники финансирования и стоимость | |||
1. | Повышение статуса и реструктуризация университета | ||||||
1.1. | Провести организационные мероприятия по утверждению статуса университета как ведущего вуза культуры федерального значения: разработать положение о ведущем вузе культуры федерального значения; согласовать положение с Министерством культуры, Министерством общего и профессионального образования РФ; утвердить положение на Совете МГУК; разработать модель университетского типа образования в отрасли культуры; регулярно вносить изменения и дополнения в Устав университета в соответствии с новыми направлениями и характером деятельности университета. | I квартал 1998 г. 1 раз в 2 года | Ректорат МГУК, МК РФ | ||||
1.2. | Создать в университете: Попечительский совет во главе с президентом совета; Совет Ученых советов Совет по информационным ресурсам | II квартал 1998 г. | Ректорат МГУК, МК РФ | ||||
1.3. | Реорганизовать структуру ректората и распределить функциональные обязанности проректоров. | II квартал 1998 г. | Ректорат МГУК, МК РФ | МК РФ | |||
1.4. | Преобразовать существующий научно-методический совет в сеть отраслевых научно-методических советов по циклам. | I квартал 1999 г. | Ученый совет МГУК | ||||
1.5. | Создать научно-исследовательский институт по проблемам отечественной и мировой культуры с филиалами в Центральном, Сибирском и других регионах России… | 2000 г. | МК РФ, МГУК | ||||
2. | … | ||||||
Место составления (издания) документа находится на интервал ниже даты, посередине листа. Указывается наименование и тип населенного пункта. Например:
|
|
Г. Новосибирск
или
Москва
Дата документа располагается через интервал ниже заголовка к тексту, посередине листа. Например:
|
|
Май 2002 г.
Отметка о наличии приложений. Программы, кроме текстовой части, могут содержать приложения в качестве справочного и аналитического материала, который объясняет и раскрывает отдельные ее положения. Приложения могут оформляться в виде таблиц, графиков, схем. Ссылки на приложения и их обозначение в тексте программы оформляются в соответствии с общепринятыми правилами.
Подпись содержит дату подписания документа, наименование должности ответственного за подготовку программы (разработчика), личную подпись, первый инициал и фамилию разработчика. Пишется через интервал ниже текста, посередине листа. Например:
"15" февраля 2002 г. Начальник
экономического отдела
Подпись Е. В.Федорова
Программы оформляются на листах формата А3 или А4. Если объем содержания превышает двадцать листов, то документ лучше брошюровать.
План – документ, устанавливающий перечень намеченных мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Оформляются планы, как правило, в табличной форме. Таблица содержит следующие графы: наименование (содержание) работы (мероприятия) с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Каждый элемент может состоять из нескольких частей, например наименование работы содержит две части: название проблемы, темы или вопроса, а также отдельных этапов. Срок исполнения указывают как сроки начала и окончания выполнения запланированной работы.
План содержит следующие реквизиты: гриф ограничения доступа к документу; гриф утверждения; название вида документа; дату; номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; отметку о наличии приложений; подпись.
Оформление плана соответствует оформлению программ.
Руководителями подразделений-разработчиков подписываются планы работ или мероприятий, а утверждаются руководителем вышестоящей организации (органа). В составлении конкретных разновидностей планов руководствуются инструкциями и указаниями соответствующих министерств или ведомств.
Плановая таблица – вспомогательный документ планирования. Отражает основные показатели текущей деятельности организации (производственной, хозяйственной, финансово-экономической, материально-технической и т. д.) за определенный отрезок времени (месяц, квартал, год). Его форма – таблица. Порядок оформления и наименование граф регламентируется внутренними руководящими документами по вопросам планирования. Обязательные реквизиты плановой таблицы: гриф ограничения доступа к документу, гриф утверждения, название вида документа, заголовок к тексту, текст (таблица с пояснениями и условными обозначениями), подпись. Все реквизиты плановой таблицы, за исключением текста, оформляются так же, как и программы, и планы.
Образец оформления плана:
Место командировки | Срок командировки | Наименование подразделения и фамилия командируемого работника | Примечания |
1.
2.
3.
и т. д.
Заведующий отделом кадров Подпись Инициалы, фамилия
Образец Плана см. в ПРИЛОЖЕНИИ 10.
Текст оформляется на табличном бланке или в виде электронной таблицы. В таблице перечисляются показатели вида деятельности организации по структурным подразделениям за стандартный период и, в целом, в условных учетных единицах и процентах. Например:
№№ | Наименование показателей деятельности | 1 декада | 2 декада | 3 декада | За месяц | ||||
Усл.ед. | % | Усл.ед. | % | Усл.ед. | % | Усл.ед. | % | ||
Оформляются плановые таблицы на листах формата А3 и А4.
График выполнения мероприятий – вспомогательный документ планирования. График отражает (важнейший) показатель текущей деятельности одного структурного подразделения организации за стандартный отрезок времени. Форма документа – текстово-графическая. Оформление и содержание документа регламентируется внутренними руководящими документами по вопросам планирования. Обязательные реквизиты графика: название вида документа, заголовок к тексту, текст (график с пояснениями и условными обозначениями), подпись. Оформление реквизитов графика, кроме текста, соответствует изложенному раньше. Форма текста:
|
|
№№ | Наименование показателя (мероприятия) | Сроки выполнения (дата) |
3.3. Оформление распорядительной документации
Результаты работы организации зависят от эффективного регулирования ее деятельности. Обеспечить регулирование деятельности учреждения можно с помощью издания распорядительных документов, в которых фиксируются решения, направленные на совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности учреждения, а также обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и информационными ресурсами. Управляемость организации осуществляется через распорядительные документы, идущие сверху вниз по системе управления (от вышестоящего органа к подведомственному, или от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). По своей сути, распорядительные документы относятся к нормативным и правовым актам, так как с их помощью разрешаются возникающие в сфере управления проблемы.
Учитывая сферу своего действия, распорядительные документы подразделяются на правовые акты, действующие:
на федеральном уровне, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством, органами федеральной исполнительной власти;
на уровне субъектов Российской Федерации (краев, областей, городов, округов и других территориальных образований);
в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
|
|
в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Документы, которые издаются федеральными органами исполнительной власти, относятся к ведомственным, и их подготовка осуществляется в соответствии с правилами подготовки ведомственных нормативных актов (утвержденными 23 июля 1993 года под № 722 постановлением Совета Министров и Правительства РФ).
Кроме того, распорядительные документы, с точки зрения порядка разрешения вопросов, делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений;
документы, издаваемые в условиях коллегиальности.
Единоличное принятие решений заключается в том, что власть по всем вопросам управления в организации принадлежит руководителю. В этом случае, принятие решений осуществляется непосредственно руководителем, что обеспечивает оперативность управления и повышает его персональную ответственность за принятые решения. Результатом единоличного принятия решений является издание приказов, распоряжений, указаний и т. п.
Коллегиальное принятие решений заключается в том, что документы издаются на основании постановлений, которые приняты группой работников (коллегией, советом, собранием, правлением и т. д.). Коллегиально действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации, органы местного самоуправления и т. д. Результатом коллегиальной деятельности является издание постановлений и решений.
Подготовка этих документов, в целом, аналогична и имеет различия лишь в конечной стадии оформления, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления, решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Подготовка распорядительного документа состоит из следующих этапов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятие этих документов на заседании коллегиального органа.
Составление и оформление распорядительного документа должно быть описано в инструкции по делопроизводству. В ней должны быть изложены последовательность работы над проектом документа и требования, которые обеспечивают юридическую силу документа.
На первой стадии разработки проекта распорядительного документа необходимо определить круг вопросов, которые предстоит отразить в нем, законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному вопросу. Это обеспечит и правовую основу документа и его направленность, государственную постановку проблемы.
Подготовка проекта документа включает сбор информации по существу вопроса. Собрав и изучив материалы, получив полную ясность по предмету изучения, определив цель издания распорядительного документа, можно приступить к составлению проекта документа. Особое внимание надо обратить на формулировку основных положений конкретного решения: сначала вчерне, а затем отредактировать и уточнить в процессе согласования.
Заголовок текста документа начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется с помощью отглагольных существительных: " О создании ", " О назначении ", " О введении ", " Об утверждении " или существительных, указывающих на предмет: " О мерах ", " Об итогах " и т. д.
Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей, зависимых друг от друга: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая вводит в существо рассматриваемого вопроса и объясняет причины, которые, которые вызвали распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка или пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще приказ). В этом случае приводятся все поисковые данные акта.
Если нет необходимости давать разъяснения причины создания распорядительного документа, констатирующая часть необязательна.
Главная часть в распорядительных документах – это распорядительная, которая излагается в повелительной форме.
В зависимости от вида документа она может начинаться словами: " постановляет " (" постановил ") – в постановлении; " решает " ("решил") – в решении; " предлагаю " – в распоряжении; " приказываю "– в приказе.
Вид распорядительного документа определяет и характер изложения текста документа.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю ", " предлагаю ", " прошу "). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (" постановляет ", " решил ").
Слова "ПРИКАЗЫВАЮ" (" предлагаю "), " постановляет " ("ПОСТАНОВИЛ"), " решает " ("РЕШИЛ") печатаются прописными буквами или строчными в разрядку – зрительно выделяются. Эти слова отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Помещают эти слова с новой строки – прямо от поля.
В решениях и постановлениях перед словами " постановляет " и " решает " указывают наименование коллегиального органа. Например:
Правительство Российской Федерации постановляет
Совет директоров решает Текст постановляющей части располагают с абзаца с новой строки. К этой части документа предъявляются жесткие требования. Текст должен быть конкретным, четким, ясным, не противоречить ранее изданным распорядительным документам, не допускать различных толкований.
В том случае, когда распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, ее делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель (должностное лицо, организация, структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя указывают в дательном падеже. Можно указывать обобщенно: Ректорам вузов, администрации района, директорам заводов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: " зачислить ", " подготовить ", " обеспечить ", " организовать " и т. д. Срок исполнения должен соответствовать объему предполагаемых работ.
В конце текста помещают перечень документов, подлежащих изменению с изданием данного документа.
В последнем пункте (приказа, решения, распоряжения) указывают лицо, на которое возлагают контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения. Указания на них даются в пунктах текста.
Распорядительные документы оформляют на общем бланке, формат А 4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения – автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметка о согласовании.
Последним этапом работы с проектом распорядительного документа является их согласование и подписание.
До подписания проекта документа, его необходимо согласовать с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Например, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, а также всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов финансового характера должны согласовываться с финансовыми службами.
Визы или гриф согласования проставляют на первом экземпляре проекта. Перед подписанием проект выверяется (проверка цифровых данных, фамилий и т. д.).
Проекты постановлений и решений обсуждаются и принимаются на заседаниях коллегиальными органами. В процессе обсуждения можно внести поправки и дополнения. Доработанные документы утверждаются на следующем заседании. Полностью готовые проекты документов передаются на подпись.
Приказы и распоряжения подписывают руководители или их заместители.
Постановления и решения подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Подписывается первый экземпляр документа, который подготовлен на бланке. Документы вступают в силу с момента их подписания. Иногда срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в документе.
Распорядительный документ обязательно должен быть доведен до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются исполнителям.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.Приказы делятся на:
· приказы по организационным вопросам;
· приказы по основной деятельности;
· приказы по личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются для утверждения структуры и штатов учреждения; в случаях его создания или ликвидации; для утверждения или введения в действие организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; для создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов и т. д.
Для регулирования порядка финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического, информационного и документационного обеспечения, социальных вопросов и др. издаются приказы по основной деятельности.
Прием, увольнение, перемещение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников регулируют кадровые приказы (приказы по личному составу).
Приказы оформляются на общем бланке организации или специальном бланке – бланке приказа. В состав реквизитов входят: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Для согласования оформляются проекты приказов с указанием в верхнем правом углу слова "Проект". Проекты приказов создаются после тщательного изучения вопроса, чтобы исключить необходимость корректировки или исправления принятых решений.
Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
Для оформления решения необходим следующий состав реквизитов: название органа управления; вид документа (решение); место для проставления даты и индекса документа; место издания; место для размещения заголовка к тексту.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В том случае, когда решение издается органом управления – в констатирующей части указывают причины и цели его выполнения. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления – в констатирующей части делается ссылка на него.
Распорядительная часть начинается с названия органа, принимающего решение и слова "РЕШИЛ". Это слово пишется прописными буквами.
Распорядительная часть обычно включает несколько пунктов. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо или организация) и предписываемое действие со сроком исполнения. Только подписание (председателем и секретарем коллегиального органа) и регистрация (присвоение документу номера и проставление даты) придают юридическую силу документу. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором было принято это решение.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации или также единолично руководителем коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Кроме того, распоряжения могут издавать главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности и вопросам частного характера.
Этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжение содержит тот же состав и расположение реквизитов, что и приказы. В отличие от приказа, текст распоряжения может начинаться непосредственно с пунктов, содержащих распорядительные действия.