Организация исполнения документов. Текущий и итоговый контроль

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих ϲʙᴏевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

· контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

· контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и ϲʙᴏевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, кᴏᴛᴏᴩым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

· фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

· проверка доведения документа до исполнителя в срок;

· напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

· внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

· информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

· внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

· составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля будут содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.