К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.
Документы коллегиальных органов это — протоколы, стенограммы, справки.
Служебное письмо — одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.
Содержание письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.
Основные реквизиты письма:
1) название и адрес организации-отправителя;
2) номер и дата;
3) название и адрес получателя;
4) заголовок письма;
5) номер и дата письма, послужившего причиной составления ответа;
6) текст письма;
7) перечень приложений с указанием количества страниц;
8) виза исполнителя (подпись на копии).
Письма могут быть написаны на стандартных печатных бланках или чистых листах бумаги. Они подразделяются на два вида:
|
|
1) письма, требующие ответа (запрос, обращение, предложение, требование, подтверждение, распоряжение, сопроводительное письмо);
2) письма, не требующие ответа (информационное письмо).
Телеграммы посылаются в срочных случаях, когда другие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.
Раздел II, Характеристика отдельных видов и типов документов
Глава 16. Деловой документ
Телефонограмма — срочное сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.
Справка — документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоящей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию — руководителем учреждения.
Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.
Справки личного характера оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, которому предназначена справка.
Докладная, пояснительная и служебная записки информируют руководителя учреждения или структурного подразделения о явлениях, фактах, выполненной работе, сложившейся ситуации.
|
|
Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и на основе указаний руководителя.
С учетом адресности различают докладные записки внутренние, адресованные руководителю учреждения или подразделения, где работает составитель, и внешние, адресованные руководителю вышестоящей организации.
Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях — по инициативе подчиненного.
Пояснительная записка, не выходящая за пределы учреждения, оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и но-
мер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Аналогичные реквизиты имеет и служебная записка.
Если пояснительная или служебная записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.
Одним из распространенных документов коллегиальных органов является протокол. В нем фиксируется место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления по заслушанным вопросам.
Протокол составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь и т. п.).
По объему фиксированных данных различают три вида протоколов:
1) краткие, в тексте которых записаны лишь постановления;
2) полные, в тексте которых, кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания;
3) стенографические, где все выступления записаны до
словно.
В протоколе указываются следующие реквизиты: название вида документа (протокол), его порядковый номер, название собрания, конференции, заседания, совещания (общее собрание, производственное совещание, расширенное совещание и т. п.); название предприятия, организации, где проходило собрание; дата проведения собрания; количество участников; должности, фамилии, инициалы руководителей собрания (председателя, секретаря, членов президиума); текст; перечень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.
Текст протокола составляется на основании выступлений участников собрания, конференции, заседания или совещания. Он должен быть кратким, понятным, точным, лаконичным и в то же время содержать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Понятие «протокольная точность» обусловлено сущностью документа и стилем изложения. Текст каждой позиции составляется по форме: слушали, выступили, постановили.
Раздел II. Характеристика отдельных видов и типов документов
Глава 16. Деловой документ