Классификация документов

В архивном деле для обозначения первичных комплексов используется термин «единица хранения архивных докумен­тов». Это «учетная и классификационная единица, пред­ставляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное зна­чение»¹.

На уровне отдельных учреждений, организаций, предпри­ятий основаниями для классификации служат, наряду с содер­жанием и значимостью документов, также структура органи­зации или вопросы (функции) ее деятельности. С учетом сово­купности этих признаков создается классификационный спра­вочник, получивший название номенклатуры дел. Это систе­матизированный перечень наименований дел, заводимых в ор­ганизации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел — это основной учетный документ в де­лопроизводстве. Она имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения, примечание.

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, пример­ная й номенклатура дел организации, т. е. индивидуальная, конкретная. Типовые и примерные номенклатуры дел разраба­тываются в организациях, имеющих в своем составе какие-либо подразделения, подведомственные структуры. Типовая номенклатура, будучи нормативным документом, обязательна для тех организаций, для которых она разработана. Примерные номенклатуры, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер.

Разделами номенклатуры дел организации, учреждения, предприятия являются в основном названия их структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержден­ной структурой. Глубина классификации документов в но­менклатуре дел зависит от особенностей структуры того или иного предприятия, учреждения, организации. В рамках но­менклатуры, на последующих ступенях классификации, доку­менты группируются в соответствии с их видами, значимостью

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М, 1998.