Документоведение

статуты научной информации и другие учреждения, одновре­менно выполняющие также функции обработки и хранения документированной информации. К числу крупнейших из них в России относится, в частности, Институт научной информа­ции по общественным наукам (ИНИОН). Только за первую четверть периода своей деятельности он издал свыше 10 тыс. реферативных журналов, библиографических указателей, ре­феративных сборников, обзоров и т. д., которые используются более чем в 50 странах мира. Всего же справочно-ииформационный фонд ИНИОН к началу 2000-х гг. содержал более 150 тыс. рефератов и аналитических обзоров, позво­ляющих вести поиск необходимой информации по широкому кругу проблем.

С недавних пор задачу поиска в мире информационных то­варов и услуг в Российской Федерации успешно решает Науч­но-технический центр «Информрегистр», выпускающий элек­тронные каталоги отечественных баз и банков данных.

Непосредственный поиск документов в том или ином до­кументном массиве представляет собой совокупность логиче­ских и технических операций. Он осуществляется в рамках информационно-поисковых комплексов (архивные описи, ка­талоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных и т. п.), содержащих поисковые образы и адреса хранения до­кументов. Для успешного поиска документов необходимо чет­кое закрепление места каждого документа в документном мас­сиве и выделение поисковых признаков каждого из докумен­тов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документо-графическая (библиографическая) картина того или иного ком­плекса документов.

Информационно-поисковые системы (ИПС) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронны­ми). В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому форма­лизованному описанию документа на карточке, т. е. по регист­рационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, ар­хивному либо библиотечному шифру и т. п. Систематизиро­ванное собрание карточек представляет собой картотеку. В те­кущем делопроизводстве, к примеру, создаются регистрацион-но-контрольные картотеки. Карточки в картотеке отделяются

Документная деятельность

друг от друга разделителями с проставленными на них цифро­выми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. Примера­ми ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т. п.